SPECTRUM COMPUTER SYSTEMHAUS GMBH

Einweihung der neuen Büroräume & GoBD

Die neue GoBD – „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ standen Anfang 2015 im Fokus.

Also auch das richtige Thema für die Einweihungsveranstaltung der neuen SPECTRUM-Büroräume. Ca. 250 Kunden besuchten SPECTRUM am 17. März und lauschten dann den Vorträgen von Bernhard Lindgens, vom Bundesamt für Steuern, der als Mitautor der neuen GoBD direkt praktische Hinweise geben konnte.

Kernpunkte der neuen GoBD:

Die Finanzverwaltung konkretisierte und verschärfte mit den neuen GoBD zum 1.1.2015 die bisher gültigen allgemeinen Buchführungsregeln und die Anforderungen an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen.
Die GoBD ersetzten mit Wirkung zum 1.1.2015 die alten GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) und die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen).
Die neuen GoBD müssen von allen Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtigen beachtet werden. Sie gelten somit nicht nur für Bilanzierer, sondern explizit auch für sonstige Aufzeichnungen steuerrelevanter Daten, z.B. auch für Einnahmenüberschussrechner.
Die neuen GoBD beziehen sich auch auf Vor- und Nebensysteme der Finanzbuchführung (z. B. auch auf Systeme für die Material- und Warenwirtschaft, für Lohnabrechnung, auf Zeiterfassungssysteme usw.).
Die Finanzverwaltung selbst sieht in diesen neuen GoBD lediglich eine Aktualisierung im Hinblick auf die technische Entwicklung - keinesfalls aber eine Änderung der materiellen Rechtslage.

Was es 2015 sonst Wichtiges gab:

In Deutschland tritt der gesetzliche Mindestlohn in Kraft
G7-Gipfel in Deutschland auf Schloss Elmau (Kreis Garmisch-Partenkirchen)
Klimaänderung: Der stärkste je gemessenen Zyklone vernichtet fast komplett die Inselwelt des pazifischen Inselstaates Vanuatu
Bei einer Hitzewelle sterben in Indien mehr als 2000 Menschen durch Dehydration und Hitzschlag
Der FC Bayern München holt sich den 25. Meistertitel
Angela Merkels Satz „Wir schaffen das“ findet weltweit Aufsehen im Zusammenhang mit der Flüchtlingspolitik.
Der VW Abgasskandal fliegt auf und Volkswagen räumt gezielte Manipulationen an den Abgastestwerten in den USA ein
Das sogenannte „Safe-Harbor“-Abkommen mit den USA wird vom Europäischen Gerichtshof aus datenschutzrechtlichen Gründen für ungültig erklärt
Bei islamistischen Terroranschläge am 13. 11. wurden in Paris 130 Menschen getötet und 683 schwer verletzt – u.a. bei einem Rockkonzerts im Bataclan-Theater sowie in zahlreicher Bars, Cafés und Restaurants
Angela Merkel wird von dem US-amerikanischen Nachrichtenmagazin Time als „Person of the Year“ ausgezeichnet.
In Köln und weiteren deutschen Städten kommt es in der Silvesternacht zu sexuellen Übergriffen und weiteren kriminellen Handlungen insbesondere gegenüber Frauen

Hier einige Richtlinien aus der neuen GoBD:

„… jeder Geschäftsvorfall ist zeitnah, d. h. möglichst unmittelbar nach seiner Entstehung … zu erfassen …“
(Festschreibungspflicht!)

„… die Geschäftsvorfälle müssen grundsätzlich laufend gebucht werden …“

„… eine Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen muss innerhalb von 10 Tagen erfolgen …“

„… es ist zu verhindern, dass Geschäfts-Vorfälle buchmäßig für längere Zeit in der Schwebe gehalten werden und sich hierdurch die Möglichkeit eröffnet, sie später anders darzustellen, als sie richtigerweise darzustellen gewesen wären …“
(Revisionssichere Archivierung!)

„… bei zeitlichen Abständen zwischen der Entstehung eines Geschäftsvorfalls und seiner Erfassung sind geeignete Maßnahmen zur Sicherung der Vollständigkeit zu treffen …“

„… Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen täglich festgehalten werden …“
(Revisionssichere Archivierung!)

„… durch organisatorische Vorkehrungen ist sicherzustellen, dass die Unterlagen bis zu ihrer Erfassung nicht verloren gehen, z. B. durch laufende Nummerierung der eingehenden und ausgehenden Rechnungen …“
(Festschreibungspflicht!)

„… geschäftliche Unterlagen dürfen nicht planlos gesammelt und aufbewahrt werden …“
(Möglichkeit einer progressive & retrograde Belegverfolgung)

„… Belege in Papierform oder in elektronischer Form sind zeitnah, d.h. möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung gegen Verlust zu sichern …“
(Archivierungspflicht!)

Viele Kunden wollten einmal sehen, wie ihre täglichen SPECTRUM-Gesprächspartner hinter 3 – 4 Monitoren versteckt den Support für ihre IT-Probleme verrichten.

Dann gab es im August noch eine Großraumstörung bei Unitymedia, die auch erhebliche Auswirkungen für viele Kunden zur Nutzung des SPECTRUM-ASP-Systems hatten.

Im September gab es noch einen echten 08/15-Bericht – d.h. die Installation der DATEV-DVDs lief problemlos durch.

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