SPECTRUM-PRODUKTE

SPECTRUM-ePendelordner

SPECTRUM-ePendelordner

Der klassische „Pendelordner“ mit den Papierbelegen war jahrzehntelang oft die Basis der Zusammenarbeit zwischen Mandanten und ihren Steuerberatern auf dem Sektor der Buchführung - mit den Anforderungen aus den neuen GoBD und im Zuge der Digitalisierung hat er nun ausgedient!

Dies ist einerseits eine preiswerte Cloud-basierte Lösung, mit der Mandanten einfach ohne technischen Aufwand Rechnungsbelege zeitnah für die Buchhaltung an ihren Steuerberater übermitteln - der oft praktizierte E-Mail-Beleg-Versand ist hier völlig falsch.

Z.B. einmal pro Woche lädt der Mandant seine Belege hoch zum ePendelordner, ohne lokale Software, einfach als Upload über das Internet und der Steuerberater kann zeitgerecht buchen

GoBD-konform werden die Belege 10+1 Jahre revisionssicher archiviert.

Der Mandant kann den ePendelordner auch direkt zu seinem zukünftigen, elektronischen Rechnungsarchiv erweitern, bei dem er mit OCR-Techniken nach beliebigen, einfachen SQL-Suchkriterien seine Ein- und Ausgangs-Rechnungen jederzeit schnell finden kann.

Der Clou:   Wenn ihr Mandant nicht Beleg für Beleg aufwendig scannen will, um daraus eine einzelne PDF zu generieren, dann haben wir dafür Verständnis und eine Lösung:

Er kann beim ePendelordner einfach mit dem Rechnungs-Eingangsstempel zusätzlich einen QR-Code mit auf die Rechnung stempeln  (oder ein QR-Code-Etikett aufkleben) und scannt dann einfach alle seine Rechnungen im Stapel ein, der ePendelordner trennt dann Beleg für Beleg ….. einfacher geht Digitalisierung nicht mehr.

Beim Einsatz des ePendelordner brauchen die Kanzleien nicht solche teuren Kanzlei-Scanner-Lösungen anschaffen !

Der SPECTRUM-ePendelordner ist sehr günstig: ab 1,00 € p.M. +USt. Natürlich kann diese Stapel-Scan-Version auch die Kanzlei nutzen - effizient wird es aber erst richtig, wenn so der Mandant selber scannt.

Der ePendelordner kann aber noch mehr und hat einen Mail-Upload: Bekommt der Mandant viele Rechnungen als E-Mail-Anhang, können die direkt per Regel an den ePendelordner weitergereicht werden, der ePendelordner trennt die E-Mail (den Umschlag) und stellt die den PDF-Anhang als PDF bereit – so spart man sich Arbeitsschritte.

Der SPECTRUM-ePendelordner ist flexibel: entweder überträgt man die empfangenen Belege direkt an den Buchungsassistenten von DATEV-DMS classic (alt), an eine Mandanten-Vollversion von DATEV-Unternehmen-Online oder an die preiswerte Kanzlei-Version von DATEV-Unternehmen-Online (nur DATEV Belege online) oder demnächst auch an das neue SPECTRUM-Unternehmer-DMS-System – gleich welches Verfahren, für den Mandanten bleibt immer alles gleich, für seine Arbeitsweise hat er immer die einfache ePendelordner-Oberfläche im Browser-Betrieb auf alle seinen Geräten (Windows, Apple).

Für Mandanten lohnt sich der Einsatz des ePendelordners schon zur Einhaltung der GoBD

Mehr zur GoBD

Der ePendelordner kann auch im Außendienst genutzt werden: einfach die Belege mit dem Smartphone "abknipsen" und an den ePendelordner schicken, z.B. für Parktickets, Bewirtungs- oder Tankbelege usw..

Noch einfacher als Belege zu scannen ist,
Belege nur noch elektronisch in Empfang zu nehmen.

Der ganze Markt verschickt heute schon Angebote fast nur noch als E-Mail-Anhang – wenn der Lieferant also Angebote per E-Mail-Anhang verschicken kann, dann kann er auch Rechnungen direkt als PDF via E-Mail zuschicken - sagen Sie Ihrem Lieferanten, dass Sie Rechnungen in Zukunft nur noch elektronisch erhalten möchten - auch er wird sich freuen, denn er spart das Porto, das Eincouvertieren und den Weg zum Briefkasten.

Der ePendelordner bietet auch sofort ein eRechnungs-Mail-Eingangspostfach: Lassen Sie von Ihren Lieferanten die eRechnungen direkt an den ePendelordner schicken. Der ePendelordner trennt Ihnen dann automatisch die eigentliche eRechnung im PDF-Anhang von der nur für den Transport benutzten E-Mail, die wie der Briefumschlag sofort vernichtet werden darf.

Scannen ist blöd ....
stellen Sie jetzt auf die PDF-Rechnung via E-Mail um

Musterschreiben für Mandanten

Der ePendelordner kostet eine Kanzlei monatl. nur
1,00 €  +USt pro Mandant
incl. eines Grundspeichervolumens von 1 GB
jedes weitere 1 GB kostet 1,00 € p.M. +USt

Der Steuerberater erhält  eine monatl. Pool-Abrechnung für alle  seine ePendelordner,
d.h. die Mehrberechnung erfolgt erst bei Überschreitung des gesamten
Grundspeichervolumens  pro Kanzlei.
Der Steuerberater erhält monatl. eine Speicherverbrauchsliste pro ePendelordner.

 

 

Automatische Rechnungstrennung
mit QR-Code für Stapelscan

Zusatzmodul:
für 9,90 € +USt p.M. kann jede Kanzlei
für alle ihre Mandanten die QR-Code-
Trennfunktion dazubuchen

Mit einem QR-Code versehene Belege (Stempel oder Etikett) können automatisch Beleg für Beleg in Einzeldateien für die anschließende Belegweiterverarbeitung zerlegt werden

(Limitiert auf 10.000 Belege pro Monat, danach werden weitere
9,90 € +USt pro angefangene 10.000 Belege berechnet)

Rechnungs-Volltextsuche
& OCR-Erkennung

Zusatzsmodul:
für 4,90 € +USt p.M.kann jeder Mandant
ein zentrale elektronische Rechnungsarchiv mit SQL-basierter Beleg-Suchfunktion dazubuchen

Zeitversetzt bzw. über Nacht werden alle hichgeladenen Belege OCR-technisch (Texterkennung) aufbereitet und in einer SQL-Datenbank verwaltet. Mit beliebigen Suchkriterien wie z.B. Kreditoren / Lieferantenname ggfs. plus Kundennummer, IBAN-Nummer, Artikeltext usw. und in zeitlichen Eingrenzungen lassen sich alle Belege schnell finden.

Prospekt: SPECTRUM-ePendelordner

Anzeigen


Bedienungsanleitung: SPECTRUM-ePendelordner   (Anleitung für Berater)

PDF-Download


Bedienungsanleitung: SPECTRUM-ePendelordner   (Anleitung für Mandanten)

PDF-Download


Bedienungsanleitung:SPECTRUM-ePendelordner mit der Option zum automatischen eRechnungs-Empfang via E-Mail

PDF-Download


Bedienungsanleitung: SPECTRUM-ePendelordner - Scannen/Upload per SmartPhone

PDF-Download


Bedienungsanleitung: SPECTRUM-ePendelordner Trennung gescannter Rechnungen mit aufgestempeltem QR-Code um separate Rechnungsdateien zu erzeugen

PDF-Download

 

 


    ---->   Informationen zur Bestellung von QR-Code-Stempeln

Link


Bedienungsanleitung: SPECTRUM-ePendelordner Mandanten-Muster-Einladungsschreiben

PDF-Download


Bedienungsanleitung: SPECTRUM-ePendelordner Datenübergabe an DATEV-Unternehmen-Online

PDF-Download