Ab dem 1. Januar 2025 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern im sog. B2B-Geschäft grundsätzlich eine elektronische Rechnung (E‑Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format) zu verwenden. 

Bei der Einführung dieser obligatorischen (verpflichtenden) E‑Rechnung gelten jedoch Übergangsregelungen.

Ab dem 1. Januar 2025 liegt eine E‑Rechnung nur dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird – reine PDF-Rechnungen sind nicht mehr zulässig.

E-Rechnungen müssen der Syntax der EU-Richtlinie 2014/55/EU gemäß der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. 

Diese Richtlinie erfüllt das reine XML-Rechnungsformat XRechnung und das Hybridformat ZUGFeRD (ab der Version 2.0.1 mit Ausnahme der ZUFeRD-Profile „MINIMUM“ und „BASIC‑WL“). 

ZUGFeRD ist ein hybrides Format, bei der der strukturierte XML-Datensatz (1:1 gleich mit dem XRechnungs-Datensatz) in eine im PDF integriert ist.

• Bei ZUGFeRD muss das PDF/A-Format eingesetzt werden - PDF/A ist eine spezielle Variante des Portable Document Formats (abgekürzt PDF), welches speziell für die Langzeitarchivierung von Dokumenten entwickelt und von der International Organization for Standardization (ISO) spezifiziert wurde.

• Durch die Verwendung des PDF/A-Formates werden auch wesentliche Anforderungen des § 14 des UStG zur Echtheit und Unversehrtheit der Rechnung gewährleistet. 

• Wichtig: Maßgebend und steuerlich relevant ist beim ZUGFeRD-Format nur noch die eingebettete XML-Datei (die dem XRechnungs-Format entspricht). 

• Das umschließende PDF dient nur zur Ansicht und ist daher de facto ein mitgelieferter Rechnungs-Viewer.

In dem Zeitraum vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 können sich alle Rechnungsaussteller dafür entscheiden, statt einer E‑Rechnung (in einem strukturierten elektronischen Format) noch eine sog. „sonstige Rechnung“ auszustellen. 

• Dabei kann eine Papierrechnung immer verwendet werden. 

• Eine „sonstige Rechnung“ in einem anderen elektronischen Format (z. B. E-Mail mit einer PDF‑Datei) darf nur verwendet werden, wenn der Empfänger diesem Format ausdrücklich zugestimmt hat. 

• Achtung: Liegt die Zustimmung vom Rechnungsempfänger nicht vor, und wird der Rechnungsversand im reinen PDF-Format (ohne XML) durchgeführt, kann dies auf Empfängerseite ggfs. zum Verlust des Vorsteuerabzuges führen!

Erfüllt eine elektronische Rechnung grundsätzlich die europäische Norm EN 16931, können auch Sonderformate zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden, z.B. EDI-Verfahren wie EDIFACT.

Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers unter 800.000 Euroverlängert sich die Übergangsfrist noch bis zum Ablauf des Jahres 2027.

Die Entscheidung über die Nutzung der Übergangsregelungen steht dem Rechnungsaussteller zu – der Rechnungsempfänger kann jedoch Vertragspartner auswählen bzw. klassische papierbezogene Lösungen („sonstige Rechnungen) einfordern, so dass noch Papierrechnungen bzw. simple PDF-Rechnungen bis zum Ende der Übergangsregelungen zugestellt werden können.

Erst nach Ablauf dieser Übergangsfristen (31.12.2026 bzw. 31.12.2027) ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen die Verwendung einer E‑Rechnung tatsächlich verpflichtend.

Private Endverbraucher sind von diesen Regelungen nicht betroffen.

Neu: Im Jahressteuergesetz 2024 werden unter § 19 neue Regelungen für Rechnungen von sog. „Kleinunternehmen“ getroffen: Kleinunternehmen sind danach Unternehmen, deren maßgebender Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht über 25.000 Euro (bisher 22.000 Euro) liegt und im laufenden Kalenderjahr tatsächlich 100.000 Euro nicht übersteigt (bisher 50.000 Euro). Für Kleinunternehmen gilt, dass diese Rechnungen immer als „sonstige Rechnung“ übermitteln können, d.h. als Papier- oder simple PDF-Rechnung. Damit entfällt für Kleinunternehmen die für alle anderen Unternehmen geltende Pflicht, spätestens 2028 an andere Unternehmen ausschließlich elektronische Rechnungen im strukturierten elektronischen Format versenden zu müssen.  

Die Regelungen zur verpflichtenden E‑Rechnung mit strukturiertem elektronischem Format gelten nur, wenn überhaupt eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht. 

Daher gelten die Regelungen nicht:

• bei Rechnungen an Endverbraucher (sogenannte B2C-Umsätze) und
• für viele steuerfreie Umsätze (solche nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, z. B. steuerfreie Finanzdienstleistungen, steuerfreie Grundstücksvermietungen).
• bei Kleinbeträgen (bis 250 Euro Bruttobetrag, § 33 UStDV),
• bei Fahrausweisen, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV),
• bei Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden (§ 34a UStDV),
• bei Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind (z. B. für Vereine – soweit sie nicht unternehmerisch tätig sind)
• bei bestimmten Leistungen an Endverbraucher im Zusammenhang mit einem Grundstück usw..

Aufträge der öffentlichen Hand: Für die Erstellung von E‑Rechnungen mit strukturiertem elektronischem Format zwischen Unternehmen (B2B-Bereich) wird grundsätzlich keine sogenannte „Leitweg‑ID“ benötigt, diese wird nur bei E‑Rechnungen an Behörden benötigt (bei sog. B2G‑Geschäften - vgl. § 3 E‑Rechnungsverordnung, E-RechV – siehe www.e-rechnung-bund.de/behoerden).

Sonderfall Sammelrechnungen: Ein besonders heikles und oft diskutiertes Thema ist die Zukunft der Sammelrechnungen. Während die Sammelrechnung in vielen Branchen bislang eine gängige Praxis war, gibt es zunehmend Hinweise darauf, dass sie den Anforderungen der neuen digitalen Rechnungsformate wie ZUGFeRD und XRechnung nicht mehr gerecht werden. Bisher gilt aber weiterhin: Sammelrechnungen sind auch weiterhin zulässig, sie dürfen jedoch nur Leistungen für maximal einen Kalendermonat umfassen und müssen innerhalb von 10 Tagen nach dem Ende des Kalendermonats ausgestellt werden.

E-Rechnungs-Übertragung: Um den Austausch von E‑Rechnungen möglichst unkompliziert zu gestalten, sieht das Gesetz keinen bestimmten Weg vor, über den eine E‑Rechnung übermittelt werden muss. Hier ist derzeit sicherlich der E-Mail-Transfer der Standard, es können aber auch Portale wie die DATEV-E-Rechnungsplattform, DATEV-SmartTransfer, Peppol, Baseware, Crossinx/Unifiedpost usw. eingesetzt werden. Es kann aber auch der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort (z.B. innerhalb eines Konzernverbundes), die Übergabe über ein Speichermedium wie z.B. auf einem USB‑Stick oder der Download über ein Internetportal für den E-Rechnungs-Transfer genutzt werden. 

Jedes Unternehmen muss ab dem 1. Januar 2025 den Empfang einer E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format (XRechnung / ZUGFeRD) sicherstellen - dazu reicht bereits ein E‑Mail‑Eingangs-Postfach aus.

Aus der Definition, dass eine E‑Rechnung eine elektronische Verarbeitung ermöglichen muss, ergeben sich aus dem Gesetz keine weitergehenden Verpflichtungen für den Rechnungsempfänger. Der Rechnungsempfänger ist nicht verpflichtet, tatsächlich eine weitergehende elektronische Verarbeitung durchzuführen – er hat nur die Option.

E-Rechnungs-Einreichen beim Finanzamt: Ab dem 1.1.2025 können/sollen E-Rechnungen (XRechnung / ZUGFeRD) auch via ELSTER eingereicht werden können, wenn das Finanzamt eine Rechnung anfordert. 

Sonderfall Barverkäufe: Es gibt keine Ausnahmeregelung für Barverkäufe über 250 € (z.B. Geschäftsessen im Restaurant, Hotelrechnungen, Einkauf im Baumarkt oder Supermarkt usw.). Kassenbelege können nachträglich durch eine angeforderte „richtige E-Rechnung“ berichtigt werden.

Die E-Rechnungs-Pflicht gilt für alle „inländischen Unternehmen": Als inländisches Unternehmen gilt, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig ausübt (§ 2 UStG). Darunter fallen z. B. auch Freiberufler oder Personen, die selbst ausschließlich steuerfreie Umsätze erbringen, wie etwa Vermieter von Wohnungen, Kleinunternehmer oder Ärzte. Als inländisches Unternehmen gilt eines, das seinen Sitz, seine Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland hat. Besteht kein Sitz, gelten der Wohnsitz oder gewöhnliche Aufenthaltsort des Unternehmers.

Aufbewahrungsfristen: Umsatzsteuerlich gilt nach § 14b Absatz 1 UStG, dass ein Unternehmer ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung 8 Jahre nach dem letzten Buchungsvorgang aufzubewahren hat. Dies gilt gleich bei E-Rechnungen. Bei einer E‑Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ist zumindest deren strukturierter Teil (XML-Datei) so aufzubewahren, dass er unveränderbar in seiner ursprünglichen Form archiviert vorliegt – siehe hierzu auch die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) in den aktuellen Versionen, d.h. siehe entspr. BFM-Ergänzungen.

Die XRechnungen bzw. ZUGFeRD-Rechnungen müssen digital archiviert werden“ !

Der § 14 des UStG „Ausstellung von Rechnungen“ legt unter Punkt 3 grundsätzlich fest: „Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet werden. Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers. Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben nicht geändert wurden. Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können“ (Pflicht zur Verfahrensdokumentation).

Hier bietet sich für Mandanten z.B. DATEV-Unternehmen-Online, der SPECTRUM-ePendelordner oder ein Dokumenten-Management-System (DMS) an.