SPECTRUM COMPUTER SYSTEMHAUS GMBH | - SPECTRUM-Consulting: DATEV-DMS

SPECTRUM-Consulting: Dienstleistungen für DATEV-DMS

Seit über 30 Jahren betreut SPECTRUM Kanzleien beim Einsatz von DATEV-DMS - dem Dokumenten-Management-System der DATEV.

Über 50% der Kanzlei-Kunden von SPECTRUM mit DATEV-Anwendungen setzen heute schon DATEV-DMS ein - betreut durch die SPECTRUM-DMS-Consultant-Mitarbeiter.

SPECTRUM-DMS-Consulting hilft Ihnen mit DATEV-DMS Ihre Kanzlei-Prozesse optimal zuzuschneiden und erklärt Ihnen, wie Sie mit den integrierten Schnittstellen von DATEV-DMS zu den anderen DATEV-Anwendungen den Kanzlei-Alltag effizienter gestalten können.

Mit DATEV-DMS arbeiten ist heute mehr als nur papierarm und revisionssicher Dokumente zu archivieren - ohne DMS ist heute z.B. ein richtiges effizientes arbeiten aus dem Home-Office fast nicht möglich, wie die Corona-Krise gerade erst gezeigt hat.

Mit DATEV-DMS können Dokumente auch direkt digital bearbeitet und ohne Umwege weitergeleitet werden, so dass Doppelarbeiten vermieden und Durchlaufzeiten verkürzt werden.

Mit der DMS-Einstiegsberatung durch die SPECTRUM-Consultant-Mitarbeiter erhalten Sie den richtigen Überblick über die Funktionen und Möglichkeiten die Ihnen DATEV-DMS bietet. Profitieren Sie hier von der langjährigen SPECTRUM-Erfahrung auf diesem Sektor und gestalten Sie mit der Unterstützung der SPECTRUM-Consultant-Mitarbeiter Ihre Prozesse im Kanzleialltag effizienter und transparenter.

SPECTRUM-Consulting-Leistung Einstiegsberatung für DATEV-DMS:
Bei der DATEV-DMS-Einstiegsberatung für Kanzleien entwickeln die SPECTRUM-DMS-Consultant-Mitarbeiter gemeinsam mit der Kanzlei das optimale Vorgehen zur Einführung von DATEV-DMS.

Das Beratungsziel ist u.a. die Erarbeitung eines detaillierten Projektplans zur Einführung von DATEV DMS mit definierter Aufgabenverteilung und den zu erwartenden Projektkosten.
DATEV-DMS-Erklärung: Straffung von Arbeitsabläufen durch digitale Bearbeitungsprozesse und Anbindung an andere DATEV- und Microsoft-Office-Programme.
Diskussion und Erklärung der Vorteile, die der Einsatz von DATEV DMS bringt.
Erfassung der Ist-Situation in der Kanzlei und Besprechung der Wünsche und Ziele, die die Kanzlei mit der Einführung von DATEV-DMS erreichen will.
Besprechung der Zusammenarbeit zwischen den Programmen DATEV-DMS & DATEV-Fristen und Bescheide und der sonstigen organisatorischen Abläufe beim Einsatz von DATEV DMS.
Es werden u.a. folgende Prozesse besprochen: Bescheidprüfung, Steuererklärung, Finanzbuchführung, Kanzlei-/Mandanten-Belegverarbeitung (ggfs. von DMS getrennt in DATEV Unternehmen online), Jahresabschluss, Lohnbuchhaltung, Rechnungsschreibung, Wirtschaftsprüfung, Schriftguterstellung, Posteingang/Postausgang, Vorbelegung von Archivierungsinformationen.
Handhabung von Stempeln, Notizen, Markierungen, ("Post-It"), Telefonnotizen, Aufgaben E-Mails, Serienbriefen und Serien-E-Mails in DATEV DMS.
Diskussion und Vorschläge: Was macht man mit den Altdokumenten aus der Jahresakte, der Dauerakte, der Lohnbuchhaltung usw. - was geschieht mit den Dokumenten aus der DATEV-Dokumentenablage, wie verhält es sich mit Vorlagen.
Diskussion und Vorbereitung zur Erstellung eines individuellen Ablage-Regelwerks und eines Verschlagwortungs-Knigges für die Kanzlei.
U.a. prüfen die SPECTRUM-Consultant-Mitarbeiter mit der Kanzlei die erforderliche technische Ausstattung Ihrer Kanzlei, inkl. Nutzung von neuen bzw. vorhandenen Scan-Geräten und einer Ersatz-Gerätestrategie für den Fall eines Geräteausfalls.
Erarbeitung eines detailierten Zeitplans für die Einführung von DATEV DMS, Festlegung von Installationsterminen, Schulungsterminen usw.
Gewünschte Teilnehmer für diese DATEV-DMS-Einstiegsberatung: Kanzleileitung, Sekretariat, ggfs. weitere Sachbearbeiter für spezielle Organisationslösungen

SPECTRUM empfiehlt je nach Kanzleigröße und Organisationstiefe eine DATEV-DMS-Einstiegsberatung von einen 1/2 bis 1 Tag (in Sonderfällen ggfs. auch 2 Tage)

DATEV-DMS-Einführungsschulung durch SPECTRUM-Consultant-Mitarbeiter

Grundsätzliche Erläuterung der Funktionsweise mit einem revisionssicheren Dokumenten-Management-System
Erläuterung der Ablagestruktur, der OCR-Volltexterkennung, der Verschlagwortung und des Verschlagwortungs-Knigge
Import von Dokumenten, Dokumentenanalyse, Vorbelegung von Archivierungsinformationen, Dokumenteigenschaften, Stempel in DMS usw.
Handhabung der Übergabefunktion von den Microsoft Office Anwendungen nach DATEV-DMS
Handhabung Papierkorb in DATEV DMS
Durchspielen des Posteingangs/Postausgangs mit DATEV DMS
Ein-/Auschecken von Dokumenten, Handhabung Dokumentenkorb
Suchfunktionen in DATEV-DMS

Wir empfehlen diese Schulung in kleinen Gruppen von ca. 7 bis max. 10 Mitarbeitern pro Niederlassung von ca. 4 Stunden durchzuführen.

SPECTRUM-Consulting-Dienstleistung zur DATEV-DMS Installations-Vorbereitung

Abklärung der systemweiten Einstellungen:

Abstimmung Ablageregelwerk
Abstimmung Verschlagwortungs-Knigge
Berechtigungskonzepte
Zugriff auf Dokumente anpassen
Einträge des Ablage-Knigge auf Inkonsistenzen prüfen
Ablagestruktur anpassen
Dialoge bei Dokumentänderung konfigurieren
Systemweite Desktop-Benachrichtigungen einrichten
Felder und Verhalten der Post- und Fristerfassung anpassen
Individuelle Statuseinstellungen anlegen
Individuelle Stempel anlegen

Abklärung benutzerspezifischer Einstellungen:

Stammdaten aktualisieren
Automatisches Einchecken von Dokumenten aktivieren
Anpassungen Dokumentenkorb
Benutzerspezifische Desktop-Benachrichtigungen einrichten

Je nach Kanzleigröße und Umfang der Maßnahmen fallen hier 1/2 oder 1 Tag Consulting-Dienstleistungen an.

SPECTRUM-Consulting-Dienstleistungen zur Erstinstallation von DATEV-DMS auf einem Kanzlei-Server-System:

Erstellung einer Datensicherung (Image-Sicherung), um ggfs. bei Problemen eine Rücksicherung durchführen zu können
Installation von DATEV DMS gemäß den Spezifikationen der DATEV
Einrichten der abgestimmten Ablagestruktur und des abgestimmten Verschlagwortungs-Knigge
Einrichten Programmverbindung zu Post, Fristen & Bescheide
Einrichten der Berechtigungskonzepte, der Dialoge, der Desktop-Benachrichtigungen
Generierung und Anlage der vereinbarten Stempel
Datenübernahme aus der DATEV-Dokumentenorganisation
Einrichtung der Vorlagen-Verwaltung
Einrichtung der benutzerspezifischen Scan-Organisation mit dem jeweiligen Dokumentenkorb
Test und Scharfschaltung von DATEV-DMS

Hierfür sollten Sie einen Aufwand für 1 - 2 Consultings-Tage veranschlagen