SPECTRUM-Leistungen:

SPECTRUM-Consulting: Dienstleistungen für DATEV-DMS

SPECTRUM-Consulting: Dienstleistungen für DATEV-DMS

Seit über 20 Jahren betreut SPECTRUM Kanzleien beim Einsatz von DATEV-DMS - dem Dokumenten-Management-System der DATEV.

Über 50% der Kanzlei-Kunden von SPECTRUM mit DATEV-Anwendungen setzen heute schon DATEV-DMS ein - betreut durch die SPECTRUM-DMS-Consultant-Mitarbeiter.

SPECTRUM-DMS-Consulting hilft Ihnen mit DATEV-DMS Ihre Kanzlei-Prozesse optimal zuzuschneiden und erklärt Ihnen, wie Sie mit den integrierten Schnittstellen von DATEV-DMS zu den anderen DATEV-Anwendungen den Kanzlei-Alltag effizienter gestalten können.

Mit DATEV-DMS arbeiten ist heute mehr als nur papierarm und revisionssicher Dokumente zu archivieren - ohne DMS ist heute z.B. ein richtiges effizientes arbeiten aus dem Home-Office fast nicht möglich, wie die Corona-Krise gerade erst gezeigt hat.

Mit DATEV-DMS können Dokumente auch direkt digital bearbeitet und ohne Umwege weitergeleitet werden, so dass Doppelarbeiten vermieden und Durchlaufzeiten verkürzt werden.

Mit der DMS-Einstiegsberatung durch die SPECTRUM-Consultant-Mitarbeiter erhalten Sie den richtigen Überblick über die Funktionen und Möglichkeiten die Ihnen DATEV-DMS bietet. Profitieren Sie hier von der langjährigen SPECTRUM-Erfahrung auf diesem Sektor und gestalten Sie mit der Unterstützung der SPECTRUM-Consultant-Mitarbeiter Ihre Prozesse im Kanzleialltag effizienter und transparenter.

SPECTRUM-Consulting-Leistung Einstiegsberatung für DATEV-DMS:
Bei der DATEV-DMS-Einstiegsberatung für Kanzleien entwickeln die SPECTRUM-DMS-Consultant-Mitarbeiter gemeinsam mit der Kanzlei das optimale Vorgehen zur Einführung von DATEV-DMS.

  • Das Beratungsziel ist u.a. die Erarbeitung eines detaillierten Projektplans zur Einführung von DATEV DMS mit definierter Aufgabenverteilung und den zu erwartenden Projektkosten.
  • DATEV-DMS-Erklärung: Straffung von Arbeitsabläufen durch digitale Bearbeitungsprozesse und Anbindung an andere DATEV- und Microsoft-Office-Programme.
  • Diskussion und Erklärung der Vorteile, die der Einsatz von DATEV DMS bringt.
  • Erfassung der Ist-Situation in der Kanzlei und Besprechung der Wünsche und Ziele, die die Kanzlei mit der Einführung von DATEV-DMS erreichen will.
  • Besprechung der Zusammenarbeit zwischen den Programmen DATEV-DMS & DATEV-Fristen und Bescheide und der sonstigen organisatorischen Abläufe beim Einsatz von DATEV DMS.
  • Es werden u.a. folgende Prozesse besprochen: Bescheidprüfung, Steuererklärung, Finanzbuchführung, Kanzlei-/Mandanten-Belegverarbeitung (ggfs. von DMS getrennt in DATEV Unternehmen online), Jahresabschluss, Lohnbuchhaltung, Rechnungsschreibung, Wirtschaftsprüfung, Schriftguterstellung, Posteingang/Postausgang, Vorbelegung von Archivierungsinformationen.
  • Handhabung von Stempeln, Notizen, Markierungen, ("Post-It"), Telefonnotizen, Aufgaben E-Mails, Serienbriefen und Serien-E-Mails in DATEV DMS.
  • Diskussion und Vorschläge: Was macht man mit den Altdokumenten aus der Jahresakte, der Dauerakte, der Lohnbuchhaltung usw. - was geschieht mit den Dokumenten aus der DATEV-Dokumentenablage, wie verhält es sich mit Vorlagen.
  • Diskussion und Vorbereitung zur Erstellung eines individuellen Ablage-Regelwerks und eines Verschlagwortungs-Knigges für die Kanzlei.
  • U.a. prüfen die SPECTRUM-Consultant-Mitarbeiter mit der Kanzlei die erforderliche technische Ausstattung Ihrer Kanzlei, inkl. Nutzung von neuen bzw. vorhandenen Scan-Geräten und einer Ersatz-Gerätestrategie für den Fall eines Geräteausfalls.
  • Erarbeitung eines detailierten Zeitplans für die Einführung von DATEV DMS, Festlegung von Installationsterminen, Schulungsterminen usw.
  • Gewünschte Teilnehmer für diese DATEV-DMS-Einstiegsberatung: Kanzleileitung, Sekretariat, ggfs. weitere Sachbearbeiter für spezielle Organisationslösungen

SPECTRUM empfiehlt je nach Kanzleigröße und Organisationstiefe eine DATEV-DMS-Einstiegsberatung von einen 1/2  bis 1 Tag (in Sonderfällen ggfs. auch 2 Tage)

DATEV-DMS-Einführungsschulung durch SPECTRUM-Consultant-Mitarbeiter

  • Grundsätzliche Erläuterung der Funktionsweise mit einem revisionssicheren Dokumenten-Management-System
  • Erläuterung der Ablagestruktur, der OCR-Volltexterkennung, der Verschlagwortung und des Verschlagwortungs-Knigge
  • Import von Dokumenten, Dokumentenanalyse, Vorbelegung von Archivierungsinformationen, Dokumenteigenschaften, Stempel in DMS usw.
  • Handhabung der Übergabefunktion von den Microsoft Office Anwendungen nach DATEV-DMS
  • Handhabung Papierkorb in DATEV DMS
  • Durchspielen des Posteingangs/Postausgangs mit DATEV DMS
  • Ein-/Auschecken von Dokumenten, Handhabung Dokumentenkorb
  • Suchfunktionen in DATEV-DMS

Wir empfehlen diese Schulung in kleinen Gruppen von ca. 7 bis max. 10 Mitarbeitern pro Niederlassung von ca. 4 Stunden durchzuführen.

SPECTRUM-Consulting-Dienstleistung zur DATEV-DMS Installations-Vorbereitung
 

Abklärung der systemweiten Einstellungen:

  • Abstimmung Ablageregelwerk
  • Abstimmung Verschlagwortungs-Knigge
  • Berechtigungskonzepte
  • Zugriff auf Dokumente anpassen
  • Einträge des Ablage-Knigge auf Inkonsistenzen prüfen
  • Ablagestruktur anpassen
  •  Dialoge bei Dokumentänderung konfigurieren
  •  Systemweite Desktop-Benachrichtigungen einrichten
  •  Felder und Verhalten der Post- und Fristerfassung anpassen
  •  Individuelle Statuseinstellungen anlegen
  •  Individuelle Stempel anlegen

Abklärung benutzerspezifischer Einstellungen:

  • Stammdaten aktualisieren
  • Automatisches Einchecken von Dokumenten aktivieren
  • Anpassungen Dokumentenkorb
  • Benutzerspezifische Desktop-Benachrichtigungen einrichten

Je nach Kanzleigröße und Umfang der Maßnahmen fallen hier 1/2 oder 1 Tag Consulting-Dienstleistungen an.

SPECTRUM-Consulting-Dienstleistungen zur Erstinstallation von DATEV-DMS auf einem Kanzlei-Server-System:

  • Erstellung einer Datensicherung (Image-Sicherung), um ggfs. bei Problemen eine Rücksicherung durchführen zu können
  • Installation von DATEV DMS gemäß den Spezifikationen der DATEV
  • Einrichten der abgestimmten Ablagestruktur und des abgestimmten Verschlagwortungs-Knigge
  • Einrichten Programmverbindung zu Post, Fristen & Bescheide
  • Einrichten der Berechtigungskonzepte, der Dialoge, der Desktop-Benachrichtigungen
  • Generierung und Anlage der vereinbarten Stempel
  • Datenübernahme aus der DATEV-Dokumentenorganisation
  • Einrichtung der Vorlagen-Verwaltung
  • Einrichtung der benutzerspezifischen Scan-Organisation mit dem jeweiligen Dokumentenkorb
  • Test und Scharfschaltung von DATEV-DMS

Hierfür sollten Sie einen Aufwand für 1 - 2 Consultings-Tage veranschlagen

Etwas zur SPECTRUM-DMS-Historie:

PC-Docs: Schon im Jahre 1999 installierte SPECTRUM zusammen mit der DATEV ein erstes Dokumenten-Management-System (DMS) bei einem DATEV-Anwender, d.h. in einer Steuerberaterkanzlei. Damals vertrieb die DATEV noch unter dem Label "DATEV-DMS" ein eingekauftes Fremdprodukt des kanadischen Herstellers Hummingbird "DocsOpen" bzw. "PC Docs". Hummingbird aquirierte dann damals aber weltweit „wild“ auf dem Markt alle möglichen Produkte und irgendwie verlor dann dieser Gemischtwarenladen den Überblick. Anfang des neuen Jahrtausends gab es in Deutschland dann für das DocsOpen-DMS-Produkte keinen Support mehr und die DATEV sah sich gezwungen nach einem neuen Unterlieferanten für die DATEV-DMS-Lösung Ausschau zu halten.

Saperion: Nach einer längeren Marktanalyse entschied sich die DATEV dann für das Produkt „Saperion“. Saperion war damals ein hoch gehandeltes Berliner Startup-Unternehmen mit Venture-Capital u.a. der Berliner Landesbank (die dann aber kurze Zeit später ins Strudeln geriet). Saperion gehörte damals neben Firmen wie ELO - Elektronischen-Leitz-Ordner, Ceyoniq, Easy Software, Docuware, Xerox-DocuShare, Habel, Hyland, WinDream, D.velop usw. zu dem aufkommenden Markt für Dokumenten-Management-Systeme.

Interessant: fast 90% der DMS-Anbieter stammten damals aus Deutschland. In USA, Japan, England, Frankreich .... war DMS kein Schlüssel-Thema in der IT-Branche. Es gab damals hierzu erst in Essen und später dann in Köln und zum Schluss noch in Stuttgart eine spezielle Fachmesse, die „DMS-EXPO“, die aber mittlerweile in der Versenkung verschwunden ist.

Die DATEV argumentierte damals, dass ein wesentlicher Punkt für die Saperion-Entscheidung darin begründet sei, dass Saperion wie die DATEV damals die SQL-Techik von Sybase nutzte. Kurze Zeit später wechselte die DATEV dann aber kurzfristig zu Microsoft SQL, was auch alle anderen DMS-Anbieter als eine mögliche Basis benutzen. Die DATEV passte dieses Fremdprodukt dann etwas an die andere DATEV-Programm-Struktur an und vermarktete es fortan unter dem Label "DATEV DMS classic“ bzw. in einer geplanten erweiterten Version als „DATEV DMS comfort", die leistungsstarke und automatisierbare Workflow-Tools beinhalten sollte - dann aber nie das Licht der Marktreife erreichte.

Laut damaliger DATEV-Produktankündigung war vorgesehen, dass DATEV DMS classic folgende Funktionen bieten sollte:

  • dass es einen DATEV-DMS Mobile Client geben sollte, mit dem man z.B. komplette Vorgänge oder Projekte aus dem Kanzlei-System aus-checken, um damit z.B. auf einem Notebook mobil beim Mandanten weiterarbeiten zu können, um Dokumente erfassen bzw. verändern und anschließend wieder in das Zentral-System ein-checken zu können 
  • ein DATEV-DMS Vertragsmanagement sollte Wiedervorlagen-Funktionen und Benachrichtigungen anbieten
  • ein DATEV-DMS Wissensmanagement sollte neben einer Wissensdatenbank auch zur Verwaltung von Qualitätshandbüchern strukturierbar sein
  • ein WEB-Client sollte die Möglichkeit des DMS-Zugriffs von Unterwegs z.B. von SmartPhones ermöglichen.

Leider erblickten diese geplanten DMS-Erweiterungen alle nie das Tagelicht.

Im Februar 2003 startet dann die DATEV die aktive Vermarktung von ihrem neuen, auf Saperion basierenden „DATEV DMS classic“. Interessanterweise fokussierte sich die DATEV hier bei der Vermarktung primär auf speziell für DATEV DMS classic autorisierte DATEV-Systempartner äußerte zunächst, man würde die Vermarktung von DMS zukünftig ausschließlich über DATEV-DMS-Lösungspartner durchführen.

SPECTRUM gehört dann damals zu den ersten von der DATEV autorisierten Systempartnern für DMS-Lösungen. SPECTRUM war dann in den letzten 15 Jahren auch sehr erfolgreich bei der Implementierung von DATEV DMS classic. Heute nutzen z.B. über 50% der von SPECTRUM betreuten Kanzleien DMS und SPECTRUM hat hier somit ein sehr großes KnowHow-Potential.

Dann „dümpelte“ jahrelang die DATEV-DMS-Weiterentwicklung so etwas daher. Saperion fokussierte sich mehr auf das Cloud-basierte Enterprise-Content-Management (ECM). Denn immer mehr Kopierer- und Druckerhersteller sahen, dass ihr Papier-basierte Geschäft einbrach und diese brauchten um ihre großen, teuren Maschinen als Scan-Engines weiterverkaufen zu können solche ECM-Lösungen. Saperion richtete sich also mehr auf diesen ECM-Markt aus. So kam es dann, dass in 2013 der DATEV-DMS-Hersteller Saperion vom Druckerhersteller Lexmark übernommen wurde. Gespräche zwischen Lexmark und DATEV sollen damals sogar noch sehr gut verlaufen sein und man plante sodann sogar gemeinsam einige Weiterentwicklungen – wie zu hören war. Doch Lexmark hatte sich wohl etwas „überhoben“ und begann zu straucheln, so dass in 2016 der chinesische Tinten- und Tonerhersteller Apex Technology Lexmark zu 100% übernahm. Die Chinesen hatten aber nur Interesse am Drucker- und Hardwaregeschäft und verkauften schon nach kurzer Zeit das erst in den letzten Jahren von Lexmark zusammengekaufte Geschäft mit Enterprise-Software wie Saperion, Kofax und Readsoft usw. an die US-amerikanische Capital-Investment-Gesellschaft Thomas Bravo. Thomas Bravo ist eine Private-Equity-Gesellschaft die vornehmlich in Technologie-Unternehmen investiert, um sie kurzzeitig zu pushen und dann teuer weiter zu verkaufen. Der ehem. SPD-Vorsitzende Franz Müntefering würde dieses Firmengebilde sicherlich „Heuschrecke“ nennen. Thoma Bravo kündigte dann 2017 an, dass die Geschäftsbereiche von Lexmark (incl. Saperion) und Readsoft zusammen mit den Produkten von Kofax zusammengelegt würden und unter der Marke Kofax als eigenständige Tochter unter Thoma Bravo weitergeführt würden. Hieraus resultiert nun, dass das ehemalige Produkt Saperion, welches ja die Basis von DATEV DMS classic ist, nicht mehr weiterentwickelt wird und dass die DATEV zum 31.12.2023 die Kündigung des Supportvertrages erhalten hat. Diese Kündigung musste die DATEV dann an Ihre Anwender weitergeben.

Die DATEV war also gezwungen zu handeln und es ist nach dieser Vergangenheit verständlich, dass die DATEV keinen dritten Unterlieferanten für ihre DMS-Vermarktung suchte. Die DATEV entschied: Ihr bestehendes, eigenes Produkt DATEV-Dokumentenablage um eine revisionssichere Archivierung, um OCR-Texterkennung-Software, um intelligente Verschlagwortungs-Knigge und eine verbesserte Integration in die anderen DATEV-Anwendungen – speziell zu Fristen und Bescheide – zu erweitern und seit Herbst 2018 vermarktet die DATEV dies als Ablöseprodukt an Kanzleien als „DATEV DMS“ (neu).

Auch hier war SPECTRUM von Anfang an dabei und hat – je nach Anforderung des Kunden – entweder alleine mit eigenen DMS-Consultants oder in Zusammenarbeit mit DATEV-DMS-Consultants, mit DMS-Consultants von offiz. DATEV-DMS-Lösungspartnern oder zusammen mit frei am Markt agierenden DMS-Spezialisten in vielen Kanzleien erfolgreich auch das neue DATEV-DMS implementiert.


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DATEV-DMS-Alt ./. DATEV-DMS-Neu 

SPECTRUM-Kundeninformation: zum neuen/alten DATEV-DMS. Am 8. März 2018 hatte die DATEV allen Bestandskunden die Abkündigung des bisherigen Produktes „DATEV-DMS-classic" mitgeteilt und als Alternative eine Eigenentwicklung "DATEV-DMS" vorgestellt. Dieser Bericht beschäftigt sich mit den Hintergründen, ob man das neue Produkt schon einsetzen kann und wann man vom alten auf das neue DMS umsteigen sollte.

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