SPECTRUM COMPUTER SYSTEMHAUS GMBH | Zusatz: E-Mail-Archivierung

SPECTRUM-NET-Zusatz: Zentrale E-Mail-Archivierung - direkt beim Provider

Funktionen des SPECTRUM-NET-E-Mail-Archivs:

Das SPECTRUM-NET-E-Mail-Archiv wird direkt auf der Providerseite geführt, es belastet nicht die Speicher der Kundenserver
SPECTRUM-NET-E-Mail-Archiv ist Domain-basierend - nicht Postfach-basierend - d.h. grundsätzlich werden alle Eingangs- und alle Ausgangs-Mails einer Domain mit den dazugehörigen Anlagen archiviert
Über ein Regelwerk können nicht zur Archivierung bestimmte Adressen von Absendern oder Empfängern ausgeblendet werden die man nicht archivieren möchte (z.B. Newsletter usw.)
Die Zugriffsteuerung erfolgt über eine Nutzer-Verwaltung, den Benutzern kann dann der Zugriff auf seine persönlichen oder übergeordnete Archivbereiche individuell gewährt werden
Über ein Outlook-Add-In greift man direkt schnell und unkompliziert auf das E-Mail-Archiv zu
Das E-Mail Archiv besteht aus redundanten Servern im SPECTRUM-RZ, welche kontinuierlich Ihre Datenbestände abgleichen, außerdem erfolgt eine kontinuierliche Datensicherung und Virenprüfung
Die Archivierung erfolgt in SQL-Datenbanken und über SQL-Suchfunktionen hat man die Möglichkeit, schnell im Archiv per Volltextsuche nach E-Mails zu suchen bzw. Suchergebnisse zu verifizieren

Die gesetzlichen Vorschriften zur E-Mail-Aufbewahrung:

Die E-Mail hat heute in wesentlichen Teilen die klassische schriftliche Korrespondenz ersetzt und es gelten für E-Mails die gleichen Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten, wie bisher für die papierbezogene Korrespndenz bzw. wie für Telefaxe. Im Handelsgesetzbuch (§ 238 HGB und § 257 HGB) und in der Abgabenordnung (§ 147 AO) ist die Dokumentaionspflicht gesetzlich geregelt und wie lange kaufmännische Dokumente - gleich welcher Art - aufbewahrt werden müssen. Die GoBDs haben sogar festgelegt, dass elektronisch empfangene Belege (z.B. Rechnungen) und sonstige kaufmännischen Geschäftsvorfälle (Angebote, Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Preis-, Rabatt- und Skontivereinbarungen, Lieferbestätigungen, Lieferscheine, Zeit- und Leistungserfassungsdaten usw.) auch elektronisch aufbewahrt bzw. „unverlustbar“ archiviert werden müssen. Die GoBD sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ der Finanzverwaltung und gelten seit 2014. Sie ersetzen die bis dato geltenden alten Vorschriften der GoS (Grundsätze ordnungsgemäßer Speicherbuchführung), der GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) und der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen).

Weitere Vorschriften, die eine E-Mail-Archivierung verlangen:

das Artikelgesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG),
im Haftungsrecht bzw. Vorschriften im GmbH und Aktienrecht,
die Basel II Richtlinien und nach den abgeleiteten Bestimmungen aus dem Kreditwesengesetz (KWG),
Geldwäschegesetz (GmG)
Bankenrecht bzw. bei den allg. Richtlinien für die Kreditgewährung,
nach den Internationalen Accounting Standards (IAS) und den International Financial Reporting Standards (IFRS)
nach dem im internationalen Geschäftsverkehr geltenden Richtlinien zur Unternehmensberichtserstattung nach dem Sarbanes-Oxley-Act (SOX)
nach diversen Branchen- und Berufs-bezogenen Vorgaben und Gesetzen

Die E-Mail-Bombe

Viele Unternehmer und Kanzleichefs sitzen heute oft auf einer richtigen „E-Mail-Bombe“ - wenn da einer einmal an der Lunte spielt, kann einiges hochgehen ....

Die chronologische Archivierung von E-Mails wird immer wichtiger, da ein großer Bereich des heutigen Geschäftsverkehrs über E-Mails abgewickelt wird.

Viel wichtiger: In der Praxis hat sich herausgestellt, dass die chronologische E-Mail-Archivierung (revisionssichere) schon im normalen Day-by-Day-Business unerlässlich ist, um einem Kunden oder einem Mandanten bei Auseinandersetzungen auch nach Jahren noch nachweisen zu können, was man ggfs. vor 2 oder 3 Jahren per E-Mail geraten oder abgeraten hat, was man angeboten hat usw..

Hinweis: E-Mails, die nur in Outlook usw. gespeichert sind, können durch technische Fehler und durch versehentliches Löshen verloren gehen. Arbeitsanweisungen an Mitarbeiter, wichtige E-Mails zusätzlich händisch in Dokumenten-Systeme abzulegen, sind zwar ganz nett .... aber sicher keine Lösung auf die man sich verlassen sollte.

Nur mit einer 100%-igen, zentralen, revisionssicheren E-Mail-Archivierung, direkt auf Providerseite ist man auf der sicheren Seite!

Die Zahl der täglich versendeten geschäftsrelevanten E-Mails wächst stetig und löst mehr und mehr andere Kommunikationsformen wie Brief oder Fax ab. Der Kommunikationsfluss innerhalb der Unternehmen und zwischen Geschäftspartnern wird dadurch zwar wesentlich erleichtert, aber auch die Nachweis-Möglichkeit schwindet, wenn man die Mails nicht automatisch archiviert: Informationen erreichen die Empfänger sehr schnell, große Empfängergruppen können einfach mit Informationen in Form von Dateianlagen - auch weltweit - versorgt werden, die Weiterleitung erfolgt in Sekundenschnelle. Diese Vorteile führen zu einer ständig wachsenden Zunahme des E-Mail-Verkehrs und gleichzeitig zur Notwendigkeit, diesen fachlich zu organisieren sowie mögliche archivierungspflichtige bzw. archivierungswürdige E-Mail-Vorgänge ordnungsgemäß zu speichern.

Papier-Archive müssen heute durch
elektronische Archive ersetzt werden!

Hier die wichtigsten Funktionen und Vorteile der SPECTRUM-NET-E-Mail-Archivierung:

Zentral im SPECTRUM-Rechenzentrum, direkt auf der Providerseite, werden alle ein- und ausgehenden eMails manipulationssicher gespeichert und archiviert.
Dies ist das SPECTRUM-eigene RZ in Düsseldorf, für das ausschließlich deutsche Gesetze gültig sind. Einsichtnahmen von ausländischen Behörden oder Unternehmen ist nicht möglich – der US-Patriots-Act ist hier kein Thema!
Spams, Viren, Trojaner und sonst. schädliche Mails werden natürlich vorher durch das SPECTRUM-NET ausgefiltert und nicht mitgespeichert.
Darüber hinaus gibt es ein Filterwerk mit dem der Benutzer einstellen kann, welche E-Mails nicht mit archiviert werden sollen, wie Newsletter oder die private Post an Freunde, Lebenspartner usw..
Massen-E-Mails – wie z.B. Kunden-Informationen usw. - werden im Archiv natürlich nur einmal abgelegt.
Der Anwender hat dank der SQL-Datenbanktechnik einen schnellen und bequemen Zugriff auf den gesamten geschäftsrelevanten E-Mail-Verkehr via eines WEB-Interfaces mit logischen „UND“ & „ODER“ Verknüpfungsmöglichkeiten oder direkt mit einem Outlook-Add-In.
Durch die Funktion „Total-Text-Search“ (Volltextsuche) können E-Mails schnell mit SQL-Suchalgorithmen gesucht und gefunden werden - natürlich auch über Suchbegriffe in den Mail-Anhängen.
Es können sog. „Search-Templates“ (Suchfilter-Macros) gebildet werden, um Suchalgorithmen abzuspeichern und diese jederzeit wieder zu benutzen. Z.B. kann man alle E-Mail-Adressen eines Kunden oder Mandanten in einem Template speichern und somit per Klick alle Mails an/von einem Kunden chronologisch auflisten. Es lassen sich so leicht komplette Kunden-Mail-Archive erstellen.
Das Finden und Wiederfinden von Mails ist effizienter und schneller als jede Outlook-Suche .... und das auf Wunsch über alle E-Mails von allen Benutzer und bis zu 10 Jahre zurück.
Ein Administrator verwaltet die gestuften Zugriffsrechte auf die archivierten Mails, ob man einem Benutzer z.B. Zugriff nur auf seine eigenen E-Mails oder auf alle E-Mails oder auf Teil- und Untermengen hiervon gewährt.
Der gesicherte Zugriff des Administrators erfolgt über einen SPECTRUM-Token, das ist ein Einmal-Passwortgenerator.
Auch normale Benutzer können mit einem solchen Token weltweit von jedem PC (beim Mandanten, beim Kunden, vom Hotel-PC, aus einem Internet-Cafè) aus gesichert über ein Web-Interface auf die für sie freigegebenen Bereiche des E-Mail-Archivs zugreifen.
Das Archiv ist also auch ideal um auf Reisen oder im Urlaub den gesamten eMail-Verkehr – unabhängig von der eigenen IT- und Mail-Struktur – zu kontrollieren bzw. einsehen zu können.
Der Zugriff erfolgt AES-verschlüsselt über SSL-Verbindungen (so sicher wie Electronic-Banking).
Durch das E-Mail-Archiv kann man MS-Outlook und den MS-Exchange-Server entlasten - d.h. sein aktives Server-System - da man hier nicht mehr alle Mails speichern und vorhalten muss, welches die Geschwindigkeit der Server erheblich steigern kann, da nicht mehr riesige Outlook-Dateien geladen werden müssen.
Da es sich um eine zentrale E-Mail-Archivierung auf Providerseite handelt, müssen auch keine Speicherressourcen auf dem Live-System des Kunden vorgehalten werden - dies reduziert die Kosten, denn Hochverfügbarkeits- Speicher auf Live-Systemen sind teuer.

Die automatische zentrale E-Mail-Archivierung bietet Datensicherheit – denn SPECTRUM sorgt für die täglichen Datensicherungen.
Hat jemand bisher E-Mails in Outlook aufbewahrt, können diese in die E-Mail-Archivierung initial eingespielt werden.
Das SPECTRUM-E-Mail-Archiv legt jede ein- und ausgehende E-Mail unverfälscht und unveränderbar im ganz persönlichen Archiv jedes Kunden im SPECTRUM-Hochsicherheits-Rechenzentrum mit maximaler Sicherheit ab. Dies ist eine sog. „Private-Cloud“, d.h. man hat pro Kunde ein getrenntes Archiv.

Zuverlässig erfüllt das SPECTRUM-E-Mail-Archiv die gesetzlichen Richtlinien und GoBD-Anforderungen. Schnell findet man im Falle einer Vorgangsklärung oder eines Rechtsstreits die relevanten E-Mails und reproduziert sie originalgetreu.
Das SPECTRUM-E-Mail-Archiv archiviert sämtliche ein- und ausgehenden E-Mails automatisch - ohne dass Sie sich darum kümmern müssen. Pflege- und Wartungsaufwand entfallen - Sie erhalten wertvolle Zeit zurück für Ihr eigentliches Kerngeschäft.
Das SPECTRUM-E-Mail-Archiv verfügt über eine einfach und intuitiv zu bedienende Web-Benutzeroberfläche.
Nach der Definition des „Verbands Organisations- und Informationssysteme e.V. - VOI“ gilt ein digitales Archivierungssystem dann als revisionssicher, wenn der Anwender damit elektronische Daten gemäß den gesetzlichen Vorgaben unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwalten kann. Da es sich bei diesem SPECTRUM-E-Mail-Archiv um eine reine RZ- bzw. Private-Cloud-basierte Lösung handelt, in der der Anwender selbst nicht eingreifen kann, ist dies unter obigen Bedingungen ein revisionssicheres System.
Da es sich um eine RZ-basierte Private-Cloud-Lösung handelt, entfällt jegliche Administrations- und Update-Arbeit auf der Anwenderseite.
Wenn ein Benutzer einmal einen SPECTRUM-E-Mail-Archiv-Vertrag beenden möchte, kann er auf Wunsch seine archivierten E-Mails auf entspr. Datenträgern (z.B. USB-Festplatte) zur Verfügung gestellt bekommen.

Das SPECTRUM-E-Mail-Archiv läuft im SPECTRUM-eigene Rechenzentrum in Düsseldorf, für das ausschließlich deutsche Datenschutzgesetze gültig sind. Ein Zugriff ausländischer Behörden oder Unternehmen ist nicht möglich – der US-Patriots-Act ist bei SPECTRUM kein Thema!