Empfehlungen von SPECTRUM
zur E-Rechnungspflicht im B2B ab 1.1.2025
SPECTRUM empfiehlt allen Kanzleien und allen Mandanten umgehend (wenn noch nicht geschehen) ein E-Mail-Postfach „eingangsrechnung@mustermann.de“ einzurichten und dies umgehend allen Lieferanten kundzutun.
SPECTRUM empfiehlt allen Kanzleien und allen Mandanten das ZUGFeRD-Format und nicht das XRechnungs-Format einzusetzen.
- Der Grund liegt darin, dass durch die mitgelieferte PDF-Version der Rechnung diese sofort lesbar ist und nicht erst Viewer gesucht werden müssen.
- Außerdem ist eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format viel besser für die Rechnungsprüfung lesbar und prüfbar als XRechnungen mit XRechnungs-Viewern.
- Auch die Anforderungen des § 14 des UStG zur Echtheit und Unversehrtheit der E-Rechnung kann bei ZUGFeRD besser sichergestellt werden, da das PDF/A-Format extra für Archivierungen entwickelt wurde.
SPECTRUM empfiehlt auch allen Betrieben ihre Lieferanten anzuschreiben und denen mitzuteilen, dass man E-Rechnungen ausschließlich im ZUGFeRD-Format wünscht, weil hiermit eine Rechnungsprüfung schneller und unkomplizierter erfolgen kann (da jeder Lieferant auf schnelle Bezahlung der Rechnung hofft, wird man wohl hoffentlich diesem Wunsch entsprechen).
SPECTRUM empfiehlt allen Kanzleien, ihre Mandanten darauf hinzuweisen, dass schnellstens ein Fakturier- oder Warenwirtschaftssystem eingeführt wird, welches die Anforderungen der E‑Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format erfüllt.
SPECTRUM empfiehlt allen Kanzleien unverzüglich die eigene Rechnungserstellung auf E-Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format umzustellen.
- Die DATEV-Eigenorganisations-Programme bieten hierzu entsprechende Lösungen an
- auch hier empfiehlt SPECTRUM natürlich den Einsatz des ZUGFeRD-Formates.
wenn Sie Hilfe hierzu benötigen können Sie gerne die SPECTRUM-Consulting-Abteilung kontaktieren.
SPECTRUM bietet als Dienstleistung den Mandanten von Kanzlei-Kunden an, die z.B. bisher noch per Word oder Excel ihre Rechnungen oder veralteter Warenwirtschaftssoftware erstellt haben, bei der Auswahl geeigneter neuer Software behilflich zu sein.
SPECTRUM hat in den letzten Wochen leider festgestellt, dass derzeit nicht alle Aussteller von E-Rechnungen sich exakt an die Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU bzw. an die europäische Norm EN 16931 zur Erstellung von XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen halten und XRechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen nicht exakt die vorgegeben Spezifikationen erfüllen. Überprüfen Sie ggfs. die erhaltenen Rechnungen mit verschiedenen Viewern und Validatoren und informieren Sie den Rechnungsaussteller – nur so kommen wir alle schnell zur Einhaltung der vorgegebenen Standards.
SPECTRUM führt deshalb unter „www.spectrum-news.de/viewer“ alle derzeit auf dem Markt verfügbaren Anbieter von Viewern und Validatoren für XRechnung und ZUGFeRD-Rechnungen auf, damit man die erhaltenen E-Rechnungen sichtbar machen und überprüfen kann.
eAUFTRAG:
Übrigens: Noch im ersten Quartal 2025 bringt SPECTRUM eine günstige eigene Auftragsbearbeitungslösung „eAuftrag“ auf den Markt: günstige Lizenz pro User – mehrbenutzerfähig und mehrmandanten/mehrunternehmensfähig, mit Interessenten-, Lieferanten- und Kundenverwaltung, Artikelverwaltung, Angebotswesen, Übernahme nach Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung, im modernsten Design, voll WEB-basiert – d.h. es ist keine Installation notwendig, selbsterklärend, läuft auf PCs, Tablets oder SmartPhones – es wird nur ein Internetzugang benötigt, erfüllt alle E-Rechnungs-Vorgaben und überträgt wahlweise direkt an die neue DATEV-E-Rechnungs-Plattform bzw. an DATEV-Unternehmen-Online.