SPECTRUM zieht von Hilden nach Erkrath um
Seit 1992 hatte SPECTRUM seine Büros in Hilden. Die Räumlichkeiten dort wurden aber zu eng und die schlechte Parkplatz-Situation führte dazu, dass die SPECTRUM-Techniker viel Zeit für die Parkplatzsuche aufwenden mussten, wenn sie zwischen 2 Terminen einmal zurück ins Büro mussten. Es wurde Zeit, neue Räumlichkeiten zu suchen.
Nach 22 Jahren in Hilden, begab sich SPECTRUM auf die Suche nach einem neuen Büro. Das wichtigste war, dass SPECTRUM reibungslos vom alten zum neuen Büro die Glasfaser-Internet-Anbindungen umschalten konnte – denn ohne dies könnten die SPECTRUM-Techniker nicht die Administration der über 1.000 virtuellen Server im SPECTRUM-Rechenzentrum in Düsseldorf durchziehen. Es standen mehrere Büros zur Auswahl, die Bürofläche musste passen, auch der Preis musste stimmen, es mussten genügend Parkplätze vorhanden sein und es sollte möglichst genau da sein, wo SPECTRUM die letzten 22 Jahre war – so zumindest der Wunsch der Mitarbeiter, denn keiner wollte eine längere Fahrtstrecke zur und von der Firma haben.
Es wurde dann schnell die richtige 700 qm Location – genau gegenüber der BAB A46 – in Erkrath gefunden. Interessant war dann zu beobachten, wie hart der kommunale Wettstreit zwischen solchen Gemeinden wie Erkrath und Hilden sind – dies war sogar der Rheinischen Post ein Artikel wert.
Wo ist SPECTRUM nun hingezogen: In Erkrath hatte einmal vor 30 Jahren der französische Computerhersteller Bull SA ein auf sich zugeschnittenes größeres Bürogebäude als Deutschlandzentrale durch Immobilien-Investoren errichten lassen. Bull hatte eine „bewegte“ Vergangenheit: wurde 1931 als Compagnie des Machines Bull als Drucker und Lochkarten-Stanzgeräte-Hersteller gegründet. 1964 träumte man von dem großen EDV-Geschäft und es erfolgte der Zusammenschluss mit der US-General Electric und man firmierte dann als Bull-General Electric. 1972 erfolgte dann der Zusammenschluss mit Honeywell und man wechselte den Namen zu Honeywell-Bull. Dann wollte Frankreich 1975 ins Super-Computer- und Großrechner-Geschäft einsteigen und es erfolgte der Zusammenschluss mit der französischen CII (Compagnie internationale pour l'informatique) und man nannte sich fortan CII – Honeywell-Bull. 1982 die Groupe Bull dann verstaatlicht und mit anderen damaligen französischen Computerherstellern verschmolzen. Geschäftserfolge konnte Bull aber nie richtig verzeichnen und das Geschäft war rückläufig. 2014 wurden die Reste von Bull dann von ATOS, einem französischen IT-Outsourcing-Konzern übernommen. Übrigens: ATOS ist der Dienstleister, der für die Bundesrechtsanwaltskammer dieses Chaos-Projekt „beA – besonder Anwaltspostfach“ realisiert hat. Diese ehemalige Bull-Deutschland-Zentrale stand nun zum großen Teil leer – denn mit doppelten Böden, breiten Kabelkanälen und ausreichend Parkplätzen, war dies das optimale neue Domizil für SPECTRUM.
Es gab aber noch viel zu tun: Die Räume mussten passend hergerichtet werden, die kompl. Elektrik musste neu gemacht werden. Über 3 Monate waren im Schnitt 3 – 5 Handwerke täglich dabei alles herzurichten. Wichtigster Entscheidungsgrund für diesen Standort war, dass das Gebäude aus Bull-Zeiten schon mit Glasfaseranschlüssen ausgerüstet war.
Dann kam der spannende Moment: am Samstag und Sonntag 30/31.8.2014 musste der Umzug durchgezogen werden. Am Freitag hatten die Techniker das SPECTRUM-RZ in Düsseldorf noch von Hilden aus administriert – ab Montag musste das komplett aus dem neuen Büro in Erkrath erfolgen.
Zwischendrin kam Freude auf, als der Projektleiter der Telekom am Freitagnachmittag mitteilte, dass die Glasfaserleitungen von Erkrath ins Düsseldorfer RZ nun doch erst 6 Wochen später geschaltet werden könnten. Wir hatten bei SPECTRUM zwar eine alternative Reserveleitung eingeplant, aber die „hustete“ auch. Man wollte schon die Möbelspedition bitten, kehrt zu machen und alle Möbel wieder nach Hilden zu bringen, um am Montag die Kundensysteme per Fernwartung im RZ bedienen zu können, als die Nachricht kam, dass die Telekom-Leitung nun doch geschaltet sei. Das sind solche Schreckminuten, die man eigentlich nicht braucht …
GoBD
Dann beschäftigte uns Ende 2014 noch die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“. Hiermit hat die Finanzverwaltung ihre formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten und Papierdokumenten unter Bezug auf die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung neu zusammengestellt. Zudem konkretisieren die GoBD die Regeln zum elektronischen Datenzugriff der Finanzverwaltung im Rahmen von Außenprüfungen.
Die GoBD wurden mit dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 14. November 2014 veröffentlicht und sollten ab 1. Januar 2015 in Kraft treten. Die GoBD lösen die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) ab.
SPECTRUM musste sich intensiv mit diesem Thema beschäftigen, denn die Regelungen gelten für sämtliche Aufzeichnungen steuerrelevanter Daten und haben somit Einfluss auf die IT-Prozesse – wie E-Mail-Archivierung, Dokumenten-Management-Systeme, Rechnungs-Archivierung usw..
Die GoBD lösen die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) ab. Verstöße gegen GoBD-Regelungen führen zwar nicht zwangsläufig zu Konsequenzen, soweit die geforderte Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt wurde, dies ist aber zum Teil Ermessenssache des Betriebsprüfers. Sollte die Buchhaltung aufgrund nicht eingehaltener GoBD-Vorschriften verworfen werden, ist mit nicht unerheblichen Hinzuschätzungen zu rechnen.
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