SPECTRUM COMPUTER SYSTEMHAUS GMBH

Wandel vom Computer-Systemhaus zum Cloud-Anbieter – SPECTRUM-Produkt „zentrale E-Mail-Archivierung“ und SPECTRUM wird ISO-9001-zertifiziert

Weiteres SPECTRUM-RZ-Produkt: zentrale E-Mail-Archivierung:

Viele Unternehmer und Kanzleichefs sitzen heute auf einer richtigen E-Mail-Bombe – wenn da einer mal an der Lunte spielt, kann einiges hochgehen. Die chronologische Archivierung von E-Mails wird immer wichtiger, da ein großer Bereich des heutigen Geschäftsverkehrs über E-Mails abgewickelt wird. Es gibt zwar keine konkrete gesetzliche Vorschrift, dass E-Mails digital archiviert werden müssen, aber aus gewissen Vorschriften und Gesetzesbestimmungen kann man trotzdem ableiten, dass eine kontinuierliche E-Mail-Archivierung notwendig ist, zum Beispiel aus:

den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
dem Handelsgesetzbuch (HGB)
der Archivierungspflicht digitaler Rechnungen
der Dokumentationspflicht nach der Abgabenordnung (AO)
den Grundsätzen der ordnungsgemäßen EDV-Buchführung (GoBS)
dem Geldwäschegesetz (GmG)
berufsrechtlichen Gründen
dem Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG)
dem International Accounting Standard (IAS)
und den International Financial Reporting Standards (IFRS)
den Basel-II-Richtlinien und den abgeleiteten Richtlinien aus dem Kreditwesengesetz (KWG)
dem US-Gesetz zur Unternehmensberichterstattung, dem sogenannten Sarbanes-Oxley Act (SOX)

Viel wichtiger: In der Praxis hat sich herausgestellt, dass die E-Mail-Archivierung schon im normalen Day-by-Day-Business unerlässlich ist, um einem Kunden oder Mandanten bei Auseinandersetzungen auch nach Jahren noch indizienhaft nachweisen zu können, was man gegebenenfalls vor zwei oder drei Jahren per E-Mail geraten oder angeboten hat. Über manchem Unternehmen und mancher Kanzlei schwebt da wohl noch ein E-Mail-Damoklesschwert. Wichtige E-Mails, die nur in Outlook gespeichert werden, können durch technische Fehler und durch versehentliches oder absichtliches Löschen verloren gehen. Außerdem: Outlook-Postfächer sollten generell nicht zu groß werden. Bisherige Lösungen wie Arbeitsanweisungen, um wichtige E-Mails zusätzlich händisch abzuspeichern, sind zwar nett, aber sicherlich keine Lösung, auf die man sich verlassen sollte. Nur mit der automatischen, 100-prozentigen, zentralen E-Mail-Archivierung ist man auf der sicheren Seite.

Für alle SPECTRUM-NET- und SPECTRUM-ASP-Kunden bietet SPECTRUM hier nun die Option, alle ein- und ausgehenden E-Mails zentral direkt auf Providerseite zu archivieren. Mit individuellen Zertifikaten oder über tokengeschützte Zugriffe kann man dann übers Internet weltweit auf dieses Archiv zugreifen und mit Volltextanalysen schnell in der SQL-Archivdatenbank suchen. Mit Templates lassen sich Suchanfragen makroähnlich sogar speichern, um schnell immer wieder darauf zurückgreifen zu können oder um sich dadurch virtuelle Mandanten- beziehungsweise Sachbereichs-Unterverzeichnisse anzulegen.

Das E-Mail-Archiv ist domainbasierend, das heißt, grundsätzlich werden alle ein- und ausgehenden E-Mails einer Domain mit den dazugehörigen Anlagen archiviert. Es werden beliebig viele Postfächer archiviert.

Was es 2010 sonst Wichtiges gab:

Die Europäische Kommission stellt den Haushalt Griechenlands unter EU-Kontrolle.
Das EU-Parlament kippt das SWIFT-Abkommen, das US-amerikanischen Geheimdienstlern gestattet hätte, auf europäische Bankdaten zuzugreifen.
Die griechische Finanzkrise zieht eine Eurokrise nach sich.
Eine Aschewolke des isländischen Vulkans Eyjafjallajökull führt tagelang zu massiven Beeinträchtigungen des Luftverkehrs in Europa.
Der Europäische Rat beschließt die Einrichtung des Europäischen Stabilisierungsmechanismus („Euro-Rettungsschirm“) mit einem Umfang von 750 Milliarden Euro.
Bundesweit wird der neue elektronische Personalausweis eingeführt.
Google Street View fotografiert Straßen und Plätze und stellt sie ins Internet.
Der „Bologna-Prozess“ wurde abgeschlossen, um ein einheitliches europäisches Hochschulkonzept in der EU zu haben – mit Bachelor- und Master-Studiengang.
21 Menschen kommen bei der Love-Parade in Duisburg ums Leben.
Im kanadischen Vancouver finden die XXI. Olympischen Winterspiele statt.
Apple stellt das erste iPad vor.
Die Bundesregierung versteigert die neuen LTE-Mobilfunklizenzen für 4,4 Milliarden Euro.
Der Burj Khalifa (ehemals Burj Dubai) wird mit 830 Metern das höchste Bauwerk der Erde.
Microsoft bringt seinen Online-Dienst „Office-365“ auf den Markt – eine reine Cloud-Anwendung (bei der man aber nicht weiß, auf welchen ausländischen Servern die Daten gespeichert werden und wer sich die sonst noch ansieht...).

Natürlich gibt es ein gestuftes Zugriffssystem gemäß „wer darf an welche E-Mails“. Über ein Regelwerk können außerdem nicht zur Archivierung bestimmte Adressen von Absendern, Empfängern oder ganzen Gruppen ausgeblendet werden (zum Beispiel Newsletter), um das Archiv nicht zu überfrachten. Spam und Viren werden im Vorfeld durch das SPECTRUM-NET-Sicherheitssystem abgeblockt. SPECTRUM übernimmt auch die professionelle Sicherung Ihres E-Mail-Archivs.

Eigenentwicklung: SPECTRUM-Gateway zur redundanten RZ-Anbindung über 2 x DSL

Ein eigenes Gateway-System, dass redundant mehrere DSL-Leitungen bedient, musste hierzu entwickelt werden.

Das ASP-Geschäft verlangt eine komplette Umstrukturierung bei SPECTRUM

Das ASP-Geschäft erfordert eine komplett andere Service-Infrastruktur als bei einem klassischen Computer-Fachhändler. Man muss einen professionellen Notdienst von morgens 7:00 Uhr bis 21:00 Uhr genauso organisieren wie an Samstagen, Sonntagen und Feiertagen. Lediglich die Weitergabe einer Handy-Nummer, wie es einige versuchen, kann hier nicht die professionelle Lösung sein. Viele ASP-Anbieter haben aber bis heute nicht verstanden, dass man wegen ASP sein ganzes bisheriges Geschäft richtig umkrempeln muss. „ASP so nebenbei“ oder „ein bisschen ASP“ geht nicht! Man muss sich mit dem ganzen Unternehmen richtig zum ASP-Geschäft „committen“, wie man das im Angelsächsischen nennt. Bei klassischen, konventionellen IT-Systemhäusern muss man die besten Techniker zum Beispiel zum Troubleshooting und zur Installation von Kunden-Serverfarmen raus zu den Kunden schicken. Beim ASP-Geschäft braucht man die besten Techniker an den Überwachungs- und Fernwartungsmonitoren im Betrieb. SPECTRUM hat zig Tausende Euro in die Eigenentwicklung der Rechenzentrumskontroll-, -monitoring- und -überwachungstechnik investiert, die es heute so von der Stange nicht auf dem Markt zu kaufen gibt, denn das ASP-Geschäft lässt sich nicht mit links oder so einfach nebenbei mitmachen. SPECTRUM überwacht auch alle Verbindungen in die Kanzleien: Wenn bei einem ASP-Kunden dessen DSL-Leitung ausgefallen ist, sieht SPECTRUM das sofort auf Überwachungsmonitoren und kann schon Gegenmaßnahmen ergreifen, bevor der Kunde anruft und die Störung meldet.

SPECTRUM ist ISO-9001-zertifiziert

Im Jahr 2010 konnte SPECTRUM alle Kriterien für ein Qualitäts-Management-System (QMS) erfüllen und erhielt nach Prüfung und Bewertung durch ein externes Audit nach den Regeln des internationalen ISO-Akkreditierungsrats (IAR) für den Geschäftsbetrieb und das Hochsicherheits-Rechenzentrum das Zertifikat nach DIN EN 9001:2008. Da SPECTRUM als unabhängiger und freier KANZLEI-Systempartner ständig mit höchst sensiblen Daten der Kunden in Berührung kommt, war es für SPECTRUM besonders wichtig, durch eine externe Überprüfung vor allem auch die Qualität bei den Themen „Datenschutz“ und „Datensicherheit“ unter Beweis gestellt zu haben.

SPECTRUM hat bisher fast 2 Millionen Euro in das eigene Rechenzentrum investiert – davon allein über 1,5 Millionen Euro für Server und Hardware-Komponenten. Aber auch die Risiken sind größer geworden und da SPECTRUM seine Kunden nicht im Regen stehen lassen will, wurde die Versicherungshaftungssumme – inklusive des Datenverlustrisikos – auf 15 Millionen Euro erhöht. Wir sind uns sicher, dass Kunden lange suchen müssen, um einen anderen Anbieter zu finden, der ein vergleichbares ASP-Business-Commitment lebt.

Die DATEV erfindet etwas Neues: den „DATEV-IT-Sourcing-Partner“:

Einige wenige andere Systempartner folgten SPECTRUM und boten ebenfalls seit einiger Zeit eigene ASP-Services für Steuerberater an. Aber die meisten DATEV-Systempartner trauten sich diesen Schritt nicht, einerseits weil ihnen zum Teil die finanziellen Mittel fehlten – aber primär, weil sie Angst hatten, den DATEV-Systempartner-Vertrag gekündigt zu bekommen.

Seit einiger Zeit gibt es etwas Neues: IT-Sourcing-Partner respektive Systempartner-ASP von der DATEV. Mit diesem Schachzug ermöglicht die DATEV normalen DATEV-Systempartnern den einfachen Einstieg in die ASP-Technik, ohne dass diese eigene Entwicklungen oder große Investitionen tätigen müssen – das heißt, diese DATEV-Systempartner können auf die RZ-Infrastruktur der DATEV zurückgreifen, dort Leistungen einkaufen, eigene Services dazupacken und diese dann als DATEV-Systempartner-ASP am Markt anbieten.

Die DATEV kontrolliert durch diesen Schachzug den ASP-Markt bei den DATEV-Genossen. Durch Verträge sind diese DATEV-Lösungspartner für IT-Sourcing – wie sie offiziell heißen – gebunden, ohne DATEV-Zustimmung keine Fremdsoftware auf diesen ASP-Systemen zu unterstützen. Ein interessantes Konstrukt, um das DATEV-Monopol jetzt sogar verzahnt über DATEV-Systempartner zu festigen und auszubauen. Bei diesem neuartigen IT-Konzept der DATEV hat der IT-Sourcing-Partner nur per Fernwartung Zugriff auf die bei der DATEV im Unterauftrag im RZ in Nürnberg angemieteten Server- und Speicherressourcen.

Jeder BWL-Student lernt heute aber, dass Produkte durch Kettenhandel nicht besser, sondern nur teurer werden – warum plötzlich Kettendienstleistungsgeschäfte etwas Gutes sein sollen, erschließt sich uns nicht.

Das DATEV-IT-Sourcing-Konzept hat immer nur einen Sieger: Für kleine Margen dürfen diese IT-Sourcing-Partner der DATEV als selbstständige Unternehmer die komplette Betriebsbereitschaftsverantwortung gegenüber den Steuerberaterkunden übernehmen und zusätzlich die Programm-Updates und die sonstigen IT-Betreuungsdienstleistungen erbringen. Die DATEV kontrolliert aber das komplette Preisgefüge. Bei den festgelegten Einkaufspreisen der DATEV haben diese IT-Sourcing-Partner als einzigen eigenen Kalkulationsspielraum nur die Option des sogenannten Overbookings, also die Überbelegung von Server-Ressourcen, was aber zu Lasten der IT-Performance geht. Ein ruinöser Preiskrieg der IT-Sourcing-Partner und Systempartner-Pleiten sind hier vorprogrammiert. Die vorgetäuschte Sicherheit, dass die Daten im DATEV-RZ sind, kann schnell zum Bumerang werden, denn im Insolvenzfall eines solchen IT-Sourcing-Partners hat die DATEV keinerlei Rechte oder Befugnisse, etwas ohne die Genehmigung des Insolvenzverwalters zu unternehmen, denn die DATEV-Verträge sind reine Unterlieferantenverträge.

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