Wandel vom Computer-Systemhaus zum Cloud-Anbieter – SPECTRUM-Produkt „zentrale E-Mail-Archivierung“ und SPECTRUM wird ISO-9001-zertifiziert
Weiteres SPECTRUM-RZ-Produkt: zentrale E-Mail-Archivierung:
Viele Unternehmer und Kanzleichefs sitzen heute auf einer richtigen E-Mail-Bombe – wenn da einer mal an der Lunte spielt, kann einiges hochgehen. Die chronologische Archivierung von E-Mails wird immer wichtiger, da ein großer Bereich des heutigen Geschäftsverkehrs über E-Mails abgewickelt wird. Es gibt zwar keine konkrete gesetzliche Vorschrift, dass E-Mails digital archiviert werden müssen, aber aus gewissen Vorschriften und Gesetzesbestimmungen kann man trotzdem ableiten, dass eine kontinuierliche E-Mail-Archivierung notwendig ist, zum Beispiel aus:
- den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
- dem Handelsgesetzbuch (HGB)
- der Archivierungspflicht digitaler Rechnungen
- der Dokumentationspflicht nach der Abgabenordnung (AO)
- den Grundsätzen der ordnungsgemäßen EDV-Buchführung (GoBS)
- dem Geldwäschegesetz (GmG)
- berufsrechtlichen Gründen
- dem Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG)
- dem International Accounting Standard (IAS)
- und den International Financial Reporting Standards (IFRS)
- den Basel-II-Richtlinien und den abgeleiteten Richtlinien aus dem Kreditwesengesetz (KWG)
- dem US-Gesetz zur Unternehmensberichterstattung, dem sogenannten Sarbanes-Oxley Act (SOX)
Viel wichtiger: In der Praxis hat sich herausgestellt, dass die E-Mail-Archivierung schon im normalen Day-by-Day-Business unerlässlich ist, um einem Kunden oder Mandanten bei Auseinandersetzungen auch nach Jahren noch indizienhaft nachweisen zu können, was man gegebenenfalls vor zwei oder drei Jahren per E-Mail geraten oder angeboten hat. Über manchem Unternehmen und mancher Kanzlei schwebt da wohl noch ein E-Mail-Damoklesschwert. Wichtige E-Mails, die nur in Outlook gespeichert werden, können durch technische Fehler und durch versehentliches oder absichtliches Löschen verloren gehen. Außerdem: Outlook-Postfächer sollten generell nicht zu groß werden. Bisherige Lösungen wie Arbeitsanweisungen, um wichtige E-Mails zusätzlich händisch abzuspeichern, sind zwar nett, aber sicherlich keine Lösung, auf die man sich verlassen sollte. Nur mit der automatischen, 100-prozentigen, zentralen E-Mail-Archivierung ist man auf der sicheren Seite.
Für alle SPECTRUM-NET- und SPECTRUM-ASP-Kunden bietet SPECTRUM hier nun die Option, alle ein- und ausgehenden E-Mails zentral direkt auf Providerseite zu archivieren. Mit individuellen Zertifikaten oder über tokengeschützte Zugriffe kann man dann übers Internet weltweit auf dieses Archiv zugreifen und mit Volltextanalysen schnell in der SQL-Archivdatenbank suchen. Mit Templates lassen sich Suchanfragen makroähnlich sogar speichern, um schnell immer wieder darauf zurückgreifen zu können oder um sich dadurch virtuelle Mandanten- beziehungsweise Sachbereichs-Unterverzeichnisse anzulegen.
Das E-Mail-Archiv ist domainbasierend, das heißt, grundsätzlich werden alle ein- und ausgehenden E-Mails einer Domain mit den dazugehörigen Anlagen archiviert. Es werden beliebig viele Postfächer archiviert.
Natürlich gibt es ein gestuftes Zugriffssystem gemäß „wer darf an welche E-Mails“. Über ein Regelwerk können außerdem nicht zur Archivierung bestimmte Adressen von Absendern, Empfängern oder ganzen Gruppen ausgeblendet werden (zum Beispiel Newsletter), um das Archiv nicht zu überfrachten. Spam und Viren werden im Vorfeld durch das SPECTRUM-NET-Sicherheitssystem abgeblockt. SPECTRUM übernimmt auch die professionelle Sicherung Ihres E-Mail-Archivs.
Das ASP-Geschäft verlangt eine komplette Umstrukturierung bei SPECTRUM
Das ASP-Geschäft erfordert eine komplett andere Service-Infrastruktur als bei einem klassischen Computer-Fachhändler. Man muss einen professionellen Notdienst von morgens 7:00 Uhr bis 21:00 Uhr genauso organisieren wie an Samstagen, Sonntagen und Feiertagen. Lediglich die Weitergabe einer Handy-Nummer, wie es einige versuchen, kann hier nicht die professionelle Lösung sein. Viele ASP-Anbieter haben aber bis heute nicht verstanden, dass man wegen ASP sein ganzes bisheriges Geschäft richtig umkrempeln muss. „ASP so nebenbei“ oder „ein bisschen ASP“ geht nicht! Man muss sich mit dem ganzen Unternehmen richtig zum ASP-Geschäft „committen“, wie man das im Angelsächsischen nennt. Bei klassischen, konventionellen IT-Systemhäusern muss man die besten Techniker zum Beispiel zum Troubleshooting und zur Installation von Kunden-Serverfarmen raus zu den Kunden schicken. Beim ASP-Geschäft braucht man die besten Techniker an den Überwachungs- und Fernwartungsmonitoren im Betrieb. SPECTRUM hat zig Tausende Euro in die Eigenentwicklung der Rechenzentrumskontroll-, -monitoring- und -überwachungstechnik investiert, die es heute so von der Stange nicht auf dem Markt zu kaufen gibt, denn das ASP-Geschäft lässt sich nicht mit links oder so einfach nebenbei mitmachen. SPECTRUM überwacht auch alle Verbindungen in die Kanzleien: Wenn bei einem ASP-Kunden dessen DSL-Leitung ausgefallen ist, sieht SPECTRUM das sofort auf Überwachungsmonitoren und kann schon Gegenmaßnahmen ergreifen, bevor der Kunde anruft und die Störung meldet.
SPECTRUM ist ISO-9001-zertifiziert
Im Jahr 2010 konnte SPECTRUM alle Kriterien für ein Qualitäts-Management-System (QMS) erfüllen und erhielt nach Prüfung und Bewertung durch ein externes Audit nach den Regeln des internationalen ISO-Akkreditierungsrats (IAR) für den Geschäftsbetrieb und das Hochsicherheits-Rechenzentrum das Zertifikat nach DIN EN 9001:2008. Da SPECTRUM als unabhängiger und freier KANZLEI-Systempartner ständig mit höchst sensiblen Daten der Kunden in Berührung kommt, war es für SPECTRUM besonders wichtig, durch eine externe Überprüfung vor allem auch die Qualität bei den Themen „Datenschutz“ und „Datensicherheit“ unter Beweis gestellt zu haben.
SPECTRUM hat bisher fast 2 Millionen Euro in das eigene Rechenzentrum investiert – davon allein über 1,5 Millionen Euro für Server und Hardware-Komponenten. Aber auch die Risiken sind größer geworden und da SPECTRUM seine Kunden nicht im Regen stehen lassen will, wurde die Versicherungshaftungssumme – inklusive des Datenverlustrisikos – auf 15 Millionen Euro erhöht. Wir sind uns sicher, dass Kunden lange suchen müssen, um einen anderen Anbieter zu finden, der ein vergleichbares ASP-Business-Commitment lebt.
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