Über 30 Jahre SPECTRUM-Historie

2012

SPECTRUM-RMS (Rechnungs-Management-System) – und es gibt wieder Streit mit der DATEV

Die E-Rechnung bei SPECTRUM

Am 1. Januar hat SPECTRUM alle Kunden auf das Online-Rechnungs-Zustellungsverfahren umgestellt. Rechnungen werden nur noch als PDF-Anhang per E-Mail zugestellt. Nur 3,6 Prozent der Kunden lehnten das ab und wünschten weiterhin die Zusendung einer Papierrechnung. Durch Artikel 5 des Steuervereinfachungsgesetzes vom 1. November 2011 (BGBl. I S. 2131) wurden rückwirkend zum 1. Juli 2011 die Umsatzsteuer-rechtlichen Anforderungen für die elektronische Übermittlung von Rechnungen reduziert, es ist zum Beispiel keine elektronische Signatur mehr notwendig. Die Finanzbehörden behandeln nun Papier- und elektronische Rechnungen umsatzsteuerlich gleich. Unternehmen können nun endlich ihre Rechnungszustellungs-Prozesse den heutigen technischen Möglichkeiten anpassen und so Geld beim Briefporto, bei Personal-, Papier- und Kuvertierkosten einsparen und Rechnungen einfach als PDF-Anhang in einer normalen E-Mail verschicken. SPECTRUM wollte hier vor allem bei den Steuerberaterkunden Vorreiter sein, damit diese durch praktische Erfahrungen mit den SPECTRUM-Rechnungen den Mandanten Hilfestellungen geben können. Der Clou des SPECTRUM-Verfahrens: SPECTRUM stellt allen Kunden im Rahmen der Umstellung auf die Online- Rechnung kostenlos ein Rechnungs- E-Mail-Archiv zur Verfügung. Auch das könnte für manches Unternehmen interessant sein. Ab Oktober 2013 erfolgt die Zustellung der SPECTRUM-eRechnung im neuen ZUGFeRD-Format, sodass die Rechnungen sofort elektronisch weiterverarbeitet werden können.

Was es 2012 sonst Wichtiges gab:

  • US-Präsident Barack Obama wird für eine zweite Amtszeit wiedergewählt.
  • Microsoft veröffentlicht das neue Betriebssystem Windows 8.
  • In London finden die XXX. Olympischen Sommerspiele statt.
  • Nach dem Maya-Kalender soll am 21. Dezember die Welt untergehen.
  • Das italienische Kreuzfahrtschiff „Costa Concordia“ fährt vor der Insel Giglio auf ein Riff.
  • Whitney Houston, Robin Gibb (Bee Gees), Dirk Bach, „J. R.“ Larry Hagman und Neil Armstrong sterben.
  • Am 30. März wird die Verordnung (EU) Nr. 260/2012 des Europäischen Parlaments verabschiedet, die SEPA (Single Euro Payments Area) zum 1. Februar 2014 als einziges Zahlungsverkehrssystem in der EU vorschreibt. Die EZB geht von einem Kostenvolumen von circa 10 Milliarden Euro europaweit allein für die Kreditwirtschaft aus.

SPECTRUM-Produkt: Rechnungs-Management-System (RMS)

Seit über fünf Jahren arbeitet SPECTRUM mit der Firma FibuData zusammen und hat das Programm SPECTRUM-SCAN ein paar Hundert Mal an interessierte Steuerberater und Mandanten vertrieben. Seit 2012 gibt es nun das Nachfolgeprodukt: SPECTRUM-RMS – ein Rechnungs-Management-System.

SPECTRUM-RMS ist ein Programm primär zur Unterstützung der Arbeit des Mandanten – bei dem (nebenbei) ganz viele Erfassungsvorarbeiten für die Steuerberater-Rechnungswesen-Arbeit vorbereitet und mitgemacht werden: Alle Eingangsrechnungen beispielsweise, die der Mandant ja irgendwie mal bezahlen muss (und das im Allgemeinen mit E-Banking), steckt der Mandant einfach in einen Scanner und eine intelligente, selbstlernende OCR-Software füllt am Bildschirm einen Überweisungsträger aus. Beim ersten Mal ist die Erkennungsquote noch schlecht, dann lernt das Programm – und kommt von einem Kreditor die dritte, vierte Eingangsrechnung, erkennt das Programm schon fast alle wesentlichen Positionen. Dann erstellt das Programm aus diesen Daten eine Zahlungsvorschlagsliste. Das Programm beinhaltet direkt ein integriertes E-Banking-Modul, über das der Mandant seine Zahlungen nur noch auslösen muss. Das heißt, das Programm entlastet den Mandanten schon beim Zahlungswesen erheblich. Alle Daten (mit den gescannten Bildern der Rechnungen) werden dabei just in time über das SPECTRUM-RZ direkt auch an den Steuerberater übertragen. Auf der Debitorenseite „druckt“ der Mandant seine Ausgangsrechnungen als PDF und liest diese PDF elektronisch in das RMS ein. Da das RMS E-Banking und eine Kontoauszugserkennung enthält, bekommt der Mandant täglich eine aktuelle OP-Liste. Skonto oder sonstige Abzüge vermerkt („verbucht“) der Mandant dann direkt selbst in seiner OP-Liste – mühselige OP-Abstimmungsgespräche zwischen Steuerberater und Mandant gibt es nicht mehr, es gilt nur noch die OP- Liste des Mandanten. SPECTRUM-RMS enthält auch ein kleines Mahnmodul, über das der Mandant säumige Zahler tagesaktuell mahnen kann. Natürlich enthält das RMS auch ein Kassenprogramm. Da der Mandant tagesaktuell seine OP-Liste, seine Liste der Zahlungen nach Fälligkeit und seine aktuellen Bankstände hat, kann er erstmals tagesaktuell seinen Cashflow verfolgen und steuern. Das Schöne: Der Mandant erfährt eine große Unterstützung bei seiner täglichen Arbeit und überträgt im Hintergrund jeden Tag die Daten an den Steuerberater. So ist erstmalig eine richtige Verzahnung von Mandanten- und Kanzlei-Arbeit möglich und auf Steuerberaterseite stellen sich nach circa drei bis vier Monaten erhebliche Effizienzsteigerungen ein, da ein Großteil der Erfassungs- und Abstimmarbeit entfällt und wirklich nur noch die qualifizierte Finanzbuchhaltung übrig bleibt, die mit selbstlernenden Assistenten unterstützt wird. Natürlich ist SPECTRUM-RMS „SEPA-ready“ und demnächst werden auch ZUGFeRD-Rechnungsformate automatisch verarbeitet.

Scannen, bezahlen, archivieren – nach dieser einfachen Formel funktioniert SPECTRUM-RMS. Alle erfassten Belege (Lieferantenrechnungen, Ausgangsrechnungen, Barbelege) und Bankdaten stehen dem Mandanten in einem Archiv zum umfangreichen Suchen und Analysieren zur Verfügung. Falls gewünscht, lässt sich die Software modular erweitern um Kostenrechnungsfelder, eine differenzierte Benutzerverwaltung, eine Volltextsuche, ein Dokumentenarchiv oder ein EBICS-Modul. Auch Mehrplatzarbeit und Home-PC-Anbindung sind möglich. Mit einer iPhone-/Android-Smartphone-App lassen sich auch unterwegs jederzeit Belege fotografieren (= scannen) und an SPECTRUM-RMS übertragen.


Wieder Ärger mit der DATEV

SPECTRUM hatte schon im Jahr 2007 die DATEV-Systempartner-Verträge beendet – aber SPECTRUM steht weiterhin unter strengster Überwachung der DATEV. Hier eine weitere Story: Am 3. und 4. November hatten circa 20 SPECTRUM-Mitarbeiter auf über 300 Kanzleiservern die DATEV-DVD 5.0 installiert. Schon am Folgetag meldeten sich die ersten Kanzleimitarbeiter, weil ein neues, unbekanntes Fenster aufpoppte und eine seltsame neue „Einverständniserklärung zur Stammdaten-Nutzung durch DATEV“ bestätigt werden sollte. Da die Kunden hiermit zunächst nichts anfangen konnten, fragten sie bei SPECTRUM nach. SPECTRUM hat dann die DATEV-Website und die DATEV-Info-Datenbank nach dem Begriff „Einverständniserklärung zur Stammdaten-Nutzung“ durchsucht und keinerlei weitergehende Hinweise oder Erklärungen gefunden. Das hat SPECTRUM dann zum Anlass genommen, um andere Steuerberater – die besonders gut vernetzt und sehr gut informiert sind – zu kontaktieren und diese zu fragen, ob sie schon mal etwas von dieser „Einverständniserklärung zur Stammdaten-Nutzung durch DATEV“ gehört hätten. Überall erntete man nur unwissendes Kopfschütteln. Die kontaktierten Kanzleichefs kommentierten diesen DATEV-Wunsch dann sogar als nicht zustimmungswürdig und wollten die Erklärung ihrerseits mit einem Nein beantworten.

Diese Eingabemaske, die bei einem Kanzleimitarbeiter nach der DVD-5.0-Installation und beim ersten Senden an das DATEV-RZ aufpoppte, genügte nach SPECTRUM-Einschätzung nicht den heutigen datenschutzrechtlichen Erfordernissen an eine rechtskonforme Einwilligung. Solch eine Einwilligung kann nur von autorisierten Personen oder vom Kanzleichef selbst abgegeben werden und hat strenge inhaltliche und formale Voraussetzungen zu erfüllen. Heute braucht man schon für die simple Zusendung von Newslettern Zustimmungen nach dem Double-Opt-in-Verfahren – und es kann nicht sein, dass zum Beispiel ein Kanzlei-Azubi bei einem DFÜ-Abruf eine solch gravierende Zustimmung ohne Legitimation für die ganze Kanzlei erteilen kann.

Außerdem stellte SPECTRUM sich die Frage, ob ein Steuerberater überhaupt legitimiert ist, die Stammdaten-Nutzung seiner Mandanten durch die DATEV, also durch einen Dritten, zu erlauben – denn dazu gibt es keine gesetzliche Legitimation und er müsste sich vorher erst die Einverständniserklärung aller seiner Mandanten einholen. Eine Weitergabe der Stammdaten und eine unbestimmte Nutzung durch die DATEV könnte also rechtliche Konsequenzen für den Steuerberater haben.

De facto sollten die Kanzleien also eine pauschale Einverständniserklärung erteilen, dass die DATEV die Stammdaten aller Mandanten (die im RZ gespeichert sind) ohne genaue Zweckbestimmung nutzen darf. Die DATEV hatte die Zustimmung empfohlen – mit der pauschalen, unbestimmten Angabe, dass die DATEV die Daten zur „Qualitätssicherung und besseren Kundenbetreuung“ nutzen wolle. In hinterlegten Beschreibungen hieß es seitens der DATEV weiter: „Die DATEV nutzt diese Informationen, um gezielte Informationen über Programmänderungen, anstehende Marktausstiege, Produkteinführungen beziehungsweise Produktumstellungen oder auch die Vermittlung von programmbezogenem Zusatznutzen feststellen zu können.“ Die genutzten Begrifflichkeiten sind zwar schöne, nette Wortschöpfungen, aber leider ist nirgends genau von der DATEV definiert, was zum Beispiel ein programmbezogener Zusatznutzen ist. Der Einwilligende kann an dieser Stelle nur Mutmaßungen anstellen, was hierunter verstanden wird.

Da es sich im vorliegenden Fall um eine völlig unbestimmte Datennutzungserlaubnis handelt, ohne dass der Steuerberater exakt weiß, was die DATEV mit diesen Daten wirklich anstellt, liegt hier eine Datenübermittlung vor, für die die engen Vorschriften des § 4 BDSG gelten. Da es keinen Erlaubnistatbestand für eine Datenübermittlung im Sinne des § 4 BDSG für den Zweck der „Qualitätssicherung und besseren Kundenbetreuung“ gibt, ist hier diese von der DATEV gewünschte Datenweitergabe durch den Steuerberater nach der Auffassung von SPECTRUM nicht zulässig. Nachdem SPECTRUM ergänzend Datenschutzexperten und Juristen kontaktiert hatte, informierte man alle SPECTRUM-Kunden darüber und sprach die Empfehlung aus, dieser Einverständniserklärung der DATEV nicht zuzustimmen, um nicht selbst in Datenschutzprobleme zu gelangen und sich gegebenenfalls strafbar zu machen.

Die DATEV analysierte schnell, dass es anscheinend fast nur SPECTRUM-Kunden waren, die dieser Einverständniserklärung widersprachen. Als erste Reaktion gab es verharmlosende Zusatzerklärungen und alle SPECTRUM-Kunden wurden von DATEV-Außendienstmitarbeitern kontaktiert, um darzulegen, dass die SPECTRUM-Kundeninformation falsch sei. Man holte die alte Begründung aus dem Archiv (die man schon 2002 beim Thema „Dürfen Systempartner Fernwartung machen?“ und aus 2011 beim Thema „Systempartner dürfen kein ASP anbieten“ benutzt hatte), dass angeblich die DATEV als berufsständische Genossenschaft Sonderrechte hätte und eine Datenweitergabe an die DATEV zulässig sei. Man machte wieder das bei der DATEV beliebte „Gehilfen-Verwirrspiel“, indem man den Begriff „Erfüllungsgehilfe“ (nach § 278 BGB) ständig mit dem „berufsmäßig tätigen Gehilfen“ (nach § 203 StGB) vermischt und verwechselt. Außerdem schickte die DATEV eine schriftliche Abmahnung an SPECTRUM mit einer nebulösen Androhung von Schadensersatz – anscheinend, um SPECTRUM einzuschüchtern. Angeblich hätte SPECTRUM „das Vertrauen in die Rechtschaffenheit der DATEV nachhaltig beeinträchtigt und das für DATEV so wichtige Image bezüglich Datenschutz und Datensicherheit beschädigt“. SPECTRUM hat dann aber der DATEV erneut widersprochen, die Auffassung begründet und erneut den SPECTRUM-Kunden die Empfehlung gegeben, der DATEV diese Einverständniserklärung nicht zu erteilen.

Liest man dann zur gleichen Zeit Presseverlautbarungen, findet man zum Beispiel Kommentare vom BITKOM-Präsidenten Prof. Dieter Kempf: „Big Data ermöglicht die blitzschnelle Auswertung riesiger Datenmengen aus unterschiedlichsten Quellen. Damit sind völlig neue Analysen für wirtschaftliche Zwecke möglich.“


Das nächste SPECTRUM-RZ-Produkt: WEB-Tresor

SPECTRUM-WEB-Tresor ist die sichere Dateiablage im Internet. Der WEB-Tresor dient dem sicheren Austausch von Dateien zwischen Kanzleien und Mandanten. Dabei werden die Dateien verschlüsselt zum und vom Tresor übertragen. Zusätzlich kann man auch noch die eigentliche Dateiablage auf den Servern verschlüsseln. Wenn Sie mit einem Mandanten zum Beispiel Rechnungen, Bilanzen und dergleichen sicher austauschen wollen, dann ist der WEB-Tresor eine gute Alternative zur verschlüsselten E-Mail, denn hier können sie ganz einfach auch viele Dateien sicher hin- und herschieben, ohne sich Gedanken über Verschlüsselungsalgorithmen oder Spionageangriffe machen zu müssen.

Der WEB-Tresor von SPECTRUM ist aber nicht nur eine sichere Alternative zu Web-Speicherlösungen wie DropBox, iCloud, SkyDrive und sonstigen Filesharing-Lösungen. Der SPECTRUM-WEB-Tresor kann auch als Web-Akte genutzt werden. Dort können zum Beispiel Word- oder Excel-Dateien, BWAs, Verträge, Lohnabrechnungen, Bilanzen in frei definierbaren Unterverzeichnissen zwischen Mandant und Kanzlei ausgetauscht oder als „nur einsehbar“ deklariert werden. Sie können hiermit die Idee einer webbasierten Aktenführung umsetzen. Die Akten werden verschlüsselt übertragen und für die Kanzlei im SPECTRUM-Rechenzentrum in Deutschland aufbewahrt, das durch moderne Sicherheitstechnik geschützt wird. Mit einem Ein- und Aus-Check-Programm für lokale Windows-PCs lassen sich hiermit auch Dateien automatisch synchronisieren und man kann bei Änderungen die jeweils andere Seite automatisch per E-Mail informieren.

Und natürlich kann man diese Cloud-Lösung auch als richtigen elektronischen Tresor nutzen: Der Steuerberater stellt seinem Mandanten diesen Speicher zur Verfügung und man legt hier gescannte Kopien der Verträge, Gesellschafterverträge, Beschlüsse, Versicherungspolicen, Gemälde- und Schmuckzertifikate, Urkunden, Bürgschaften, Depotunterlagen etc. ab.


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