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SPECTRUM-PDF-Mail-Verschlüsselung (Container-Verfahren)

SPECTRUM-PDF-Mail-Verschlüsselung (Container-Verfahren):

Ein sehr beliebtes, weil einfach zu handhabendes E-Mail-Verschlüsselungs-Verfahren ist die sogenannte „Container-Technik" .Hierbei wird die E-Mail nebst allen Anhängen z.B. in eine PDF-Datei mit einem Passwort  „verpackt" und dann wiederum als neutraler Mail-Anhang an den Adressaten verschickt. D.h. der Empfänger erhält eine standardisierte E-Mail z.B. mit einer verschlüsselten PDF-Datei im Anhang, die nur mit einem vom Absender übermittelten Passwort geöffnet und entschlüsselt werden kann.

SPECTRUM-PDF-Mail

Container-Mail-Verschlüsselung

Mit SPECTRUM-PDF-Mail ist es möglich, eine Ende-zu-Ende-verschlüsselte E-Mail an beliebige Empfänger zu verschicken - ohne sich vorher darüber Gedanken machen zu müssen, ob der Empfänger irgendwelche Verschlüsselungs-Software benutzt, ob er die richtige Signatur- oder Smart-Card hat, ob er versteht, was private und öffentliche Schlüssel beim PGP oder S/MIME-Verfahren sind usw.. Man erstellt einfach wie gewohnt seine E-Mail (mit JPG-, PDF-, DOC-, XLS-Anhängen usw.) und wenn man z.B. in Outlook auf den "Sende"-Knopf drückt, wird man gefragt ob man "normal" oder "verschlüsselt" versenden will - danach geht alles automatisch. Der Empfänger bekommt die E-Mail in einem „PDF-Umschlag" (256 Bit AES verschlüsselt) und kann diese PDF mit dem Passwort öffnen, welches einmal (beim ersten Mal) für ihn vom SPECTRUM-System erstellt wird. In einer zentralen Datenbank auf dem SPECTRUM-System werden alle Empfänger-Passwörter gespeichert und automatisch verwaltet. Dieses Passwort gilt für alle E-Mails und für alle Arbeitsplätze des Absenders für diesen E-Mail-Empfänger (es sei denn, dass man dies in einem Web-Portal auf Wunsch des Kunden ändert).

Die zentrale eMail-Verschlüsselung SPECTRUM-PDF-Mail kostet monatlich nur 4,50 € +USt für beliebig viele E-Mails und beliebig viele Benutzer. SPECTRUM-PDF-Mail ist optional für SPECTRUM-NET und SPECTRUM-ASP erhältlich. 

Funktionen:

Wie der Name „PDF-Mail“ schon sagt, basiert das Container-System im SPECTRUM-System in dem die komplette E-Mail mit allen Anhängen usw. verschickt wird auf dem Dokumentenaustauschformat PDF. PDF bietet die Möglichkeit Dateien einzubetten und alles mit AES 256 sicher zu verschlüsseln und mit einem Passwort zu versehen. Diese PDF-Containertechnik wird bei SPECTRUM-PDF-Mail genutzt und dieses kann auf allen Betriebssystemen – sei es nun Windows, Linux oder Mac und auf iPhone/Androide-Smartphones – gelesen werden, die ein PDF-Anzeigeprogramm mit Passwort-Verarbeitung und eingebetten Daten hat.

Leider unterstützt Apple auf Ihren Geräten (iMac, Macbook, iPhone, iPad) standardmäßig nicht die aktuelle Verschlüsselungstechnik AES 256 in PDF Dateien. Diese ist jedoch notwendig, um die Anforderungen der EU-DSGVO zu erfüllen. Der einfachste Weg verschlüsselte PDF-Mails auf Apple-Geräten lesen zu können ist, dass man den aktuellen und kostenlosen Adobe Acrobat Reader herunterlädt. Damit lassen sich dann auch auf Apple-Geräten SPECTRUM-PDF-Mails problemlos öffnen.

Sie schreiben ganz normal eine E-Mail in Ihrem Outlook – wie Sie es schon immer gemacht haben: Sie tragen die Empfänger in „An", „CC" und „BCC" ein, Sie geben einen Betreff an, Sie fügen beliebige Anhänge hinzu. Sie schreiben einen Text – und wenn Sie fertig sind, klicken Sie wie gewohnt auf den Schalter „Senden". Nun geht ein Fenster auf und fragt, ob sie verschlüsselt oder unverschlüsselt versenden wollen. Das war‘s schon! Auf Ihrer Absenderseite bleiben Ihre Mails unverschlüsselt, Sie können sie normal verwalten und archivieren. Sie brauchen sich auch keine Passwörter merken. Sie müssen auch keine Passwortverwaltung aufbauen, wenn die Passwörter einmal geändert werden. Für alle Mails aus Ihrer Kanzlei, aus Ihrem Betrieb an die gleiche Empfänger-Mail-Adresse gilt immer das gleiche Passwort – es sei denn, sie wollen es einmal ändern (über das SPECTRUM-NET-Web-Portal).

Nach dem Versenden einer PDF-Mail erhält der Absender einen Sendebericht als Versand-Bestätigungs-Mail mit dem vom System zentral vergebenen Passwort.

Die Übergabe des Passwortes sollte Datenschutz-technisch natürlich auf einem anderen Kommunikationsweg erfolgen als der Versand der PDF-Mail, z.B. telefonisch, per Fax, per SMS oder per Brief. Raten Sie dem Mail-Empfänger, dieses Passwort bei sich zu speichern, da das Passwort gleich bleibt und er bei zukünftigen verschlüsselten Mails mit Cut & Paste das Passwort einfach einfügen kann. 

 

Noch einfacher geht heute Ende-zu-Ende-E-Mail-Verschlüsselung nicht mehr!


Bedienungsanleitung: SPECTRUM-PDF-Mail - die E-Mail-Verschlüsselung

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Bedienungsanleitung: PDF-Mail-Kurzanleitung für Mail-Empfänger

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Bedienungsanleitung: PDF-Mail - besondere Hinweise für Apple-iPhone-Nutzer

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