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SPECTRUM-NET-Zusatz: DE-MAIL

SPECTRUM-NET-Zusatz: DE-MAIL

DE-MAIL ist ein auf E-Mail-Technik beruhendes, hiervon aber technisch getrenntes Kommunikationsmittel zur „sicheren, vertraulichen und nachweisbaren und somit rechtsverbindlichen“ Kommunikation im Internet - so besagt es das extra für diese Technik verabachiedete DE-MAIL-Gesetz § 1 Abs. 1.

DE-MAIL & SPECTRUM-ASP bzw. SPECTRUM-NET

Als besondere Maßnahme hat SPECTRUM für SPECTRUM-ASP- und SPECTRUM-NET-Kunden zusammen mit der Deutschen Telekom im SPECTRUM-Rechenzentrum ein DE-MAIL-Gateway installiert, worüber normal in MS-Outlook erstellte, über MS-Exchange verwaltete E-Mails als DE-MAILs verschickt und empfangen werden können - d.h- für den Nutzer hat er nur eine Oberfläche zur Bearbeitung von E-Mails: MS-Outlook. Viele SPECTRUM-Kunden nutzen diesen besonderen Service, weil man so einfach mit den Finanzgerichten und staatlichen Stellen elektronisch rechtssicher kommunizieren kann.

Pauschal für monatl. 19,00 € +USt (für beliebig viele Benutzer, für beliebig viele Postfächer) können so alle SPECTRUM-NET- und alle SPECTRUM-ASP-Kunden an dieses Gateway mit Ihren SPECTRUM-ASP-Servern oder ihrer lokalen Server-Infrastruktur beim Einsatz von SPECTRUM-NET angeschlossen werden und erhalten dann ganz normal ihre DE-MAILS via Exchange in MS-Outlook zugestellt bzw. man kann direkt über Outlook DE-MAILs versenden. Somit ist eine volle Integration in die Kanzlei-Abläufe sichergestellt.  

Durch die Bundesregierung wurde am 3. Mai 2011 das DE-MAIL Gesetz verabschiedet. Es regelt den rechtlichen Rahmen zum Angebot und zur Anwendung des neuen Secure Mail Produktes DE-MAIL. Auf der Gesetzesgrundlage ist DE-MAIL ein (weitestgehend) vollwertiger elektronischer Ersatz für die physikalische Briefpost. Durch zertifizierte DE-MAIL-Diensteanbieter (z.B. Deutsche Telekom) wird das DE-MAIL Kommunikationsnetzwerk bereitgestellt. Die Zulassung erteilt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) nach Überprüfung bestimmter durch das Gesetz und den sogenannten »Technischen Richtlinien« geforderten Zertifikaten. DE-MAIL Anwender können alle juristischen und volljährigen natürlichen Personen sein. Die Identifizierung der Teilnehmer erfolgt durch Vorlage eines Identifikationsnachweises vor den Identifikationsstellen der DE-MAIL-Diensteanbieter (z.B. einfach in einem Telekom-Shop oder durch den zuständigen Telekom-Betreuer). Die Anwender stellen bei dem DE-MAIL-Anbieter ihrer Wahl einen Antrag auf Eröffnung eines DE-MAIL-Kontos, werden identifiziert, erhalten ihre Zugangsdaten und können DE-MAIL umgehend nutzen.

Eine DE-MAIL-Adresse kann für juristische Personen (Unternehmen und Behörden) z.B. lauten: ….@meinefirma.de-mail.de.

Für die DE-MAIL Kommunikation greift die Zustellfiktion gemäß der der Briefpost. Eine DE-MAIL gilt als zugestellt, wenn sie im Postfach des Empfängers eingestellt wird. Versand- und Zustellbestätigungen durch den DE-MAIL-Diensteanbieter sind vergleichbar mit einem Einschreiben mit / ohne Rückschein. Der Inhalt einer De-Mail wird durch ihren Hash-Wert nachgewiesen, ebenso die Veränderung des Inhaltes. Bei DE-MAIL werden verschiedene Authentisierungsstufen verwendet, die den Grad der Nachweisbarkeit unterstützen. Der DE-MAIL-Nutzer kann sich vom DE-Mail-Diensteanbieter optional per E-Mail oder SMS über neu eingetroffene DE-MAILs im Postfach informieren lassen. Damit muss der Nutzer nicht permanent aktiv in das Postfach schauen, ob etwas eingetroffen ist oder nicht.

Durch den SPECTRUM-DE-MAIL-Gateway-Betrieb wird DE-MAIL voll in den Outlook- und MS-Exchange-Betrieb der SPECZTRUM-NET- bzw. der SPECTRUM-ASP-Anwender integriert.

DE-MAIL ermöglicht eine vertrauliche und nachweisbare elektronische Kommunikation: Versand, Empfang und Inhalte von DE-MAILs können rechtswirksam nachgewiesen werden.

Wichtiger Hinweis: Alle Behörden des Bundes sind durch das "Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung sowie zur Änderung weiterer Vorschriften" (E-Government-Gesetz) sogar verpflichtet, einen Zugang für DE-MAIL zur Verfügung zu stellen.

Hintergrund:

Alle Steuerberater die Ihre Mandanten selbst bei Finanzgerichten, Sozialgerichten oder Verwaltungsgerichten vertreten brauchen seit dem 1.1.2018 nach dem „Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten“ (FördElRV) ein sicheres Übermittlungsverfahren für den elektronischen Schriftsatzaustausch: nämlich ein eigenes DE-MAIL-Postfach.

Alle Steuerberater die selbst Mandanten vor Finanzgerichten, Sozialgerichten oder Verwaltungsgerichten vertreten, müssen ab dem 1.1.2018 via DE-MAIL „empfangsbereit“ sein, damit z.B. die Finanzgerichte Schriftsätze elektronisch sicher zustellen zustellen können. Und ab dem 1.1.2022 ist es sogar Pflicht Klagen und Schriftsätze ausschließlich an die Finanzgerichte, Sozialgerichte oder Verwaltungsgerichte  ausschließlich elektronisch via DE-MAIL zuzustellen.

Eine Elegante und sichere Art E-Mails zu übertragen besteht mit dem schon oft für tot erklärten DE-MAIL-Verfahren. Inhalte, die per DE-MAIL übertragen werden, können weder mitgelesen, noch verändert werden. Um zu verhindern, dass zusammen mit einer DE-MAIL Schadsoftware etwa von dem infizierten Rechner eines Nutzers über die sicheren Kommunikationskanäle von DE-MAIL verbreitet wird, sind die DE-MAIL-Anbieter gesetzlich verpflichtet, eine Prüfung auf Schadprogramme durchzuführen. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) überprüft regelmäßig, ob die Sicherheitsauflagen von den DE-MAIL-Anbietern eingehalten werden. Bei DE-MAIL sind die Anbieter verpflichtet, für ein Maximum an IT-Sicherheit und Schutzmaßnahmen zu sorgen.

DE-MAIL unterstützt eine zusätzliche Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von Nachrichten. Aufgrund weitergehender Sicherheitsmerkmale und Funktionen ermöglicht DE-MAIL nicht nur eine sichere und geschützte Übertragung von Daten, sondern auch die Nachweisbarkeit einer Zustellung an einen bestimmten Empfänger zu einem ausgewiesenen Zeitpunkt. Durch diese technischen Eigenschaften und aufgrund gesetzlicher Regelungen (es gibt ein eigenes DE-MAIL-Gesetz) ermöglicht DE-MAIL beispielsweise die Ersetzung der Schriftform bei Anträgen an Behörden und eine Beweiserleichterung über Absender, Versand, Zugang und den Inhalt einer Nachricht vor Gericht.

Das „Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten" (FördElRV) ändert u.a. viele Bundesgesetze und andere Rechtsvorschriften. Das Gesetz enthält u.a. differenzierte Regelungen wann ein „sicheres Übermittlungsverfahren" vorgehalten werden muss.

Steuerberater, Steuerbevollmächtigte, Wirtschaftsprüfer oder vereidigte Buchprüfer gehören z.B. nach der Finanzgerichtsordnung (FGO) zu den vertretungsberechtigten Personen, die ihre Mandanten wie Anwälte vor den Finanzgerichten vertreten dürfen. Ein ähnliches Vertretungsrecht gilt für Steuerberater auch für die Sozialgerichte und Verwaltungsgerichte. In der Finanzgerichtsordnung wurde für den „elektronischen Rechtsver-kehr mit den Gerichten" eine Pflicht eingeführt, den elektronischen Rechtsverkehr zu nutzen.

Ab dem 1.1.2018 sind auch Steuerberater (die z.B. Ihre Mandanten vor den Finanzgerichten vertreten) verpflichtet, „elektronischen Rechtsverkehr mit den Gerichten" empfangsbereit zu sein und ab 1.1.2022 Schriftsätzen an Gerichte ausschließlich elektr. einzureichen. Bei den Kammern und Institutionen wurde lange auch ein „besonderes elektronisches Steuerberaterpostfach" (beSt) – ähnlich der Rechtsanwaltslösung „besonderes elektronisches Anwaltspostfach - beA" – diskutiert, ohne dass es hier zu einer Lösung gekommen ist. Die Steuerberaterkammern empfehlen daher Steuerberatern, die Fälle an Finanzgerichten führen, mangels anderer Alternativen das DE-MAIL-System zu verwenden.

DE-MAIL-im Mandanten-Kommunikations-Verkehr: DE-MAIL hat zwar den Nachteil, dass beide Seiten einen DE-MAIL-Zugang haben müssen - aber diese Abhängigkeit ist bei anderen Verfahren wie PGP oder S/MIME ähnlich. Jetzt bieten bieten aber fast alle DE-MAIL-Diensteanbieter (Telekom, Web.de, GMX) Privatpersonen kostenlose DE-MAIL-Postfächer an. Es ist also eine Überlegung für Steuerberater, besonders sensiblen Mandanten auch die DE-MAIL-Nutzung anzubieten.


Lesen Sie auch zu diesem Thema die SPECTRUM-NEWS:

Braucht jetzt jeder Steuerberater ein "DE-Mail"-Postfach ?

Im „Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten" wurde auch für Steuerberater festgelegt, dass man Schriftsätze u.a. mit den Finanzgerichten elektronisch empfangen und versenden müssen. Die Rechtsanwälte haben ihr „besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA)" - in Ermangelung einer eigenen berufsspezifischen Lösung, empfehlen die Kammern hier nun den DE-Mail-Einsatz.

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DE-MAIL Bestellformular der TELEKOM „Auftrag für ein Business DE-MAIL Konto“
(einfach ausfüllen und an SPECTRUM schicken, wir reichen dies an die entspr. Stellen bei der Telekom weiter und sorgen für die Installation)

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