Die GoBD der Finanzbehörden (GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) schreiben vor, dass Geschäftsvorfälle mit Belegcharakter wie Eingangs- und Ausgangs-Rechnungen „unveränderbar erfasst“ werden müssen. Das wesentlich Neue in den GoBD ist, dass von den Finanzämtern jetzt zeitliche Vorgaben gemacht werden und danach sind nur Grund(buch)- Aufzeichnungen innerhalb von 8 Tagen unbedenklich - d.h. ein Betriebsprüfer könnte ggfs. eine komplette Buchhaltung verwerfen oder Zuschätzungen machen, wenn solche Grund(buch)- Aufzeichnungen nicht kontinuierlich fristgerecht erfolgen. Hierbei hilft SPECTRUM-RMS, denn der Betrieb scannt einfach alle Belege und das System sorgt dafür, dass eine nachvollziehbare, indizierte, eindeutige Belegarchivierung erfolgt ..... aber RMS hilft vor allem dem Betrieb:

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Alle Eingangsrechnungen von Lieferanten z.B., die man ja irgendwie einmal bezahlen muss (und das geschieht heute oft noch durch das Abtippen von Rechnungsdaten in ein eBanking-Programm), steckt man bei RMS einfach in einen Scanner und eine intelligente, selbstlernende OCR-Software (Texterkennungs-Software) füllt am Bildschirm zur Vorbereitung eines späteren Zahlungsvorgangs einen Überweisungsträger aus. Beim ersten Mal ist die Erkennungsquote vielleicht noch nicht ganz optimal, dann „lernt“ das RMS-Programm aber, und kommt von einem Lieferanten die dritte, vierte Eingangsrechnung, erkennt das Programm schon fast alle wesentlichen Positionen.
 

Aus diesen Daten erstellt SPECTRUM-RMS dann eine Zahlungs-Vorschlagsliste und unter Ausnutzung von hinterlegten Skonto-Vereinbarungen und dem immer aktuellen Cash-Flow (denn alle Bankdaten stehen durch ein integriertes eBanking immer aktuell zur Verfügung) kann man dann zur richtigen Zeit die Zahlungen auslösen.

RMS „verknüpft“ nun die gescannte Rechnung direkt mit der Zahlung und überträgt diese „just in time“ direkt an den Steuerberater, der hieraus dann eine Buchungserfassung in seinem Rechnungswesen-Programm erstellt (z.B. DATEV). Bei Rückfragen hat der Steuerberater per Klick die Rechnung auf seinem Bildschirm.

• Beim Rechnungsausgang, d.h. auf der Debitorenseite ist es noch einfacher: man „druckt“ seine Ausgangsrechnungen (gleichgültig mit welchem Programm die Rechnungen erstellt werden) einfach als PDF und liest diese PDF als digitalen Datensatz in RMS ein. Hier braucht also nicht erst gescannt zu werden (obwohl das auf Wunsch natürlich auch geht).
• Bekommen Sie Rechnungen per Mail - dann können Sie ohne Scan-Vorgang diese direkt an RMS übertragen und GoBD-konform archivieren.
• Das in RMS enthaltene Online-Banking-Programm beinhaltet eine automatische Kontoauszugserkennung mit dem RMS autom. Zahlungseingänge mit den Ausgangs-Rechnungen verknüpft und man hat so tagesaktuelle OP- Listen.
• SPECTRUM-RMS enthält auch ein Mahnmodul, über das man säumige Zahler tagesaktuell ohne großen Aufwand sofort mahnen kann.
• Es lassen sich bei Sammelüberweisungen sofort Zahlungs-Avise erstellen, die man einfach per E-Mail dem Zahlungsempfänger zusendet.
• Per Knopfdruck hat man so einen Überblick seines Cash-Flows - endlich lassen sich so auch mittelständische Betriebe betriebswirtschaftlich zeitnah managen.
• Skonto oder sonstige Abzüge vermerkt man direkt selbst in der OP-Liste. Es sind keine OP-Abstimmungsgespräche zwischen Steuerberater und Mandant mehr nötig - es gilt nur noch die OP- Liste des Mandanten.
• Natürlich enthält RMS auch ein Kassenprogramm um den Bargeldverkehr - natürlich mit direkter Belegverknüpfung - ordnungsgemäß zu erfassen.
• Selbstverständlich ist SPECTRUM-RMS „SEPA-ready“. Da in RMS ein eBanking-Modul enthalten ist, entfallen auf Kundenseite auch die sonst üblichen Kosten für sonstige Bankprogramme.
• Rechnungen nach dem deutschen ZUGFeRD-Rechnungsformat werden automatisch verarbeitet.
• Scannen, bezahlen, archivieren - nach dieser einfachen Formel funktioniert SPECTRUM-RMS. Alle erfassten Belege (Lieferantenrechnungen, Ausgangsrechnungen, Barbelege) und Bankdaten stehen dem Kunden in einem Archiv zum Suchen und Analysieren zur Verfügung.
• Falls gewünscht, lässt sich die Software modular um eine Kostenrechnungsfunktion erweitern.
• Eine Volltextsuche und ein Dokumentenarchiv über das man seine Ein- und Ausgangsrechnungen effizient verwalten kann, sind weitere Optionen.
• SPECTRUM-RMS ist Mehrplatz-fähig. Man hat z.B. im Betrieb den vollen Zugriff auf alle Belege obwohl die Ehefrau an einem Home-PC den Zahlungsverkehr macht.
• Über Benutzerprofile können Zugriffsrechte individuell eingestellt werden.
• Dokumente wie Versicherungs- und Leasingverträge usw. lassen sich mit RMS auch schnell zum Steuerberater übertragen. Ein klassischer Pendelordner entfällt.
• Beliebt vor allem für Handelsvertreter oder Leute im Außendienst: die iPhone-App bzw. die Android-Smartphone-App. Hiermit lassen sich von unterwegs jederzeit Belege fotografieren (= scannen) und an SPECTRUM-RMS übertragen.
• RMS arbeitet nach der ReSiScan-Richtlinie (rechtssicheres Scannen) und die Belege können aus steuerlicher Sicht nach den neuen GoBD-Richtlinien nach dem Einscannen vernichtet werden.

SPECTRUM RMS erfüllt alle technischen Kriterien, die für die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBD) und den Vorschriften des Handels- und Steuerrechts über die Ordnungsmäßigkeit zur Buchführung (HGB und AO) zum revisionssicheren Archivieren gefordert sind. Dies wurde durch die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft IT-Audit GmbH zertifiziert und mit einem entsprechenden Testat bestätigt.