Kostenvergleich SPECTRUM-WEB-Tresor

Datenaustausch via DATEV-CloudBox

Funktionell ist die neue DATEV-CloudBox teilweise vergleichbar mit dem SPECTRUM-WEB-Tresor. Auch dieser DATEV-Cloud-Speicher wird kontinuierlich auf Viren geprüft. Das Produkt DATEV-CloudBox ist ausschließlich von Kanzleien bestellbar, Mandanten erhalten den Zugriff auf die DATEV-CloudBox durch ihren Steuerberater. Auch mit der DATEV CloudBox können Kanzleien mit Ihren Mandanten hochsensible Dateien austauschen. Die Nutzung erfolgt online und ortsunabhängig aus der Cloud.

Zur Authentifizierung wird hier immer eine DATEV-SmartCard oder DATEV-SmartLogin verwendet. Auch bei der DATEV-Cloudbox können Dokumente einfach per Drag & Drop hochgeladen werden und eine flexible Raum- und Ordnergestaltung ermöglicht die strukturierte Ablage von Informationen.

Die DATEV-CloudBox ist ein zugekauftes Produkt der DATEV, die DATEV hat hier eine Lizenz der Fa. Dracoon erworben. Die DATEV CloudBox verfügt daher über ein eigenes Rechtemanagement, welches nicht in Verbindung mit der DATEV-Rechteverwaltung steht, d.h. inkompatibel ist.

DATEV-CloudBox kostet pro registriertem Benutzer 5,50 € +USt. Mit der ersten Bestellung werden dann 1 GB Speicher verfügbar. Jeder eingetragene Benutzer in der DATEV CloudBox nimmt eine Benutzerlizenz in Anspruch, es gibt kein Lizenzlimit. Die Abrechnung erfolgt monatlich auf Basis der maximalen Anzahl eingetragener Benutzer. Ab dem 4. eingetragenen Benutzer inkl. Administrator erhöht sich das Speichervolumen der DATEV Cloudbox mit jedem weiteren eingetragenen Benutzer, um jeweils 0,5 GB. Das Speichervolumen ist nicht personengebunden, sondern bezieht sich auf das Gesamtvolumen der DATEV CloudBox. Der Administrator ist von der Berechnung ausgeschlossen. Benötigt man mehr Speicher, muss man ggfs. pro 0,5 GB weitere CloudBoxen à 5,50 € +USt bestellen, auch wenn man ggfs. keine weitere CloudBox benötigt.

 

Rechenbeispiel:

Hat man für 15 Mandanten durchschnittlich 2 SPECTRUM-WEB-Tresore, also gesamt 30 WEB-Tresore auf den gesamt 15 Kanzlei-Mitarbeiter und 60 Mandanten-Mitarbeiter einen Zugriff haben, mit einem gesamten Speichervolumen von 30 GB, kostet dies bei SPECTRUM 9,50 € Grundpreis plus 25,00 € für die Speichererhöhung von 5 auf 30 GB. Gesamt kostet diese Anforderung bei SPECTRUM also 34,50 € +USt pro Monat.

Die gleiche Konfiguration kostet bei dem DATEV-Cloud-Box-Angebot bei diesen 60 registrierten Benutzern x 5,50 € = 330,00 € p.M. +USt. Man hat damit gleichzeitig ein Speichervolumen von gesamt 28 GB miterworben, da 30 GB benöigt werden, muss man 4 fiktive Benutzer x 5,50 € = 22,00 € anmelden, um die noch benötigten 30 GB zu erhalten. Gesamt kostet diese Lösung also bei der DATEV 352,00 € + USt pro Monat.

 

Datenübertragung  via Kanzlei-eigenem SFTP-Server

Manche Steuerberater betreiben auch einen eigenen FTP-Server, auf den Mandanten mit einem FTP-Client gesichert mit dem Secure-File-Transfer-Protocol (SFTP) zugreifen können, um Daten hoch- oder herunterzuladen. Die Datenübertragung durch das Internet ist zwar sicher und  es ist die weltweit am meisten genutzte Übertragungstechnik für einen sicheren Transfer von Daten - Berufsgeheimnisträger sollten diese Übertragungstechnik aus Sicherheitsgründen aber nicht Mandanten anbieten, denn der Mandant kann so unbewusst mit Viren, Trojanern usw. auf das Kanzlei-IT-System zugreifen, ggfs. an andere Mandantendaten gelangen, den  Kanzlei-Server mit Schadcode infizieren und auch die Windows-Zugriffsverwaltung ist kein sicherer Zugriffsschutz zur Einhaltung der Verschwiegenheitsvorschriften nach § 203 StGB.