SPECTRUM-Produkte

SPECTRUM-WEBtresor, -WEBakte & -WEBschließfach

SPECTRUM-WEBtresor, -WEBakte & -WEBschließfach

Der SPECTRUM-WEB-Tresor bzw. die SPECTRUM-WEB-Akte ist eine sichere, verschlüsselte Dateiablage und ein Dateitransfer-Medium im Internet. Auch wenn Akte und Tresor im normalen Leben zwei unterschiedliche Begriffe sind – im Digitalisierungs-Zeitalter ist dies bei SPECTRUM ein Produkt. Der WEB-Tresor bzw. die WEB-Akte dienen dem sicheren Austausch und der Aufbewahrung von Dateien bzw. Akten zwischen Kanzleien und Mandanten. Dabei werden die Dateien SSL-verschlüsselt zum und vom SPECTRUM-RZ übertragen. Neben der Transportverschlüsselung beim Up- & Download können die im SPECTRUM-RZ gespeicherten Dateien noch nach verschieden Verschlüsselungstiefen schützen.

Der WEB-Tresor bzw. die WEB-Akte von SPECTRUM ist nicht nur eine sichere Alternative zu Web-Speicherlösungen wie DropBox, iCloud, Microsoft-OneDrive, Google-Drive, WeTransfer und sonstigen Filesharing-Lösungen. Das System dient der virenfreien, sicheren Online-Datenspeicherung und dem Austausch von Daten zwischen verschiedenen Personen bzw. Institutionen. Der WEB-Tresor bzw. die WEB-Akte werden von SPECTRUM in einem eigenen Hochsicherheits-Rechenzentrum in Düsseldorf verwaltet und dies unterliegt ausschließlich deutschem Recht!

 

Wenn man mit einem Mandanten zum Beispiel Datensätze, Verträge, Bilanzen und dergleichen sicher austauschen möchte, dann ist diese SPECTRUM-Lösung eine optimale Alternative zur verschlüsselten E-Mail, denn hier können Sie ganz einfach auch viele Dateien und große Datenbestände sicher hin- und herschieben, ohne sich Gedanken über Verschlüsselungs-Algorithmen oder Spionageangriffe machen zu müssen.

Pro WEB-Tresor bzw. WEB-Akte können individuelle Unterverzeichnisse gestaltet werden, z.B. für Auswertung von Januar, Februar, März … Dezember.

Haben Sie etwas hochgeladen oder geändert, können Sie einfach auf ein Button klicken und die andere Seite wird direkt per eMail darüber informiert.

Nutzen Sie den SPECTRUM-WEB-Tresor als Web-Akte, können Sie dort zum Beispiel Word- oder Excel-Dateien, Schriftsätze, Korrespondenzen, BWA‘s, Verträge, Einkommensteuer-Daten, Lohnabrechnungen, Bilanzen usw. in frei definierbaren Unterverzeichnissen zwischen Mandant und Kanzlei austauschen, abrufen, verwalten oder als „nur einsehbar“ deklarieren. Sie können hiermit also die Idee einer webbasierten Aktenführung zwischen Mandant und Kanzlei umsetzen. Mit einem Ein- und Aus-Check-Programm für lokale Windows-PC‘s lassen sich hiermit auch Dateien automatisch synchronisieren.

Natürlich kann man diese moderne Cloud-Lösung auch als richtigen digitalen Tresor nutzen, als elektronisches Schließfach: Der Steuerberater stellt seinem Mandanten diesen abgesicherten Cloud-Speicher z.B. zur Verfügung und dieser legt hier gescannte Kopien von Verträgen, Gesellschafterbeschlüsse, Versicherungspolicen, privaten Gemälde- und Schmuckzertifikate, Urkunden, Bürgschaften, Depot-Kopien usw. ab.

 

 

Knipsen Sie einfach Ihre Belege mit Ihrem SmartPhone und schicken Sie diese direkt per E-Mail an Ihren Steuerberater in Ihren WEB-Tresor.

Anwendungs-Beispiele:

  • Ihr Mandant stellt Ihnen z.B. über den WEB-Tresor laufend die sensiblen Daten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zur Verfügung – Übertragung per eMail ist hierfür viel zu unsicher.
  • Die Kanzlei stellt monatlich dem Mandanten im Gegenzug die PDF-Lohnauswertungen digital im WEB-Tresor zur Verfügung, man spart nicht nur Papier-, Druck- und Versandkosten, der Mandant hat auch gleichzeitig ein kostengünstiges, abgesichertes Langfrist-Archiv für die Aufbewahrung der Lohn- und Gehaltsunterlagen: Jan - Dez, Jahr für Jahr ...
  • Der Mandant lädt Belege, Abrechnungen, Verträge einfach hoch – die Kanzlei kann jederzeit darauf zugreifen, für Steuererklärungen, für die Buchhaltung oder sonst. Auswertungen.
  • Jede Kanzlei sollte jedem ESt-Mandanten einen solchen WEB-Tresor zur Verfügung stellen, in dem der Mandant laufend unterjährig sofort alle steuerrelevanten Belege ablegt - das mühselige „Zusammensuchen“ der Belege, damit der Steuerberater endlich die ESt-Erklärung erstellen kann entfällt.
  • Die Kanzlei kann über den WEB-Tresor monatlich dem Mandanten hier auch die betriebswirtschaftlichen Auswertungen (Jan, Feb … Dez), die OPOS-Listen, die Summen-Salden-Listen oder auch die jährlichen oder unterjährlichen Bilanzen zur Verfügung stellen – ohne dass der Mandant bei sich erst ein eigenes gesichertes Archiv für diese sensiblen Unterlagen aufbauen muss. Die Kanzlei kann so dem Mandanten direkt als Service ein modernes digitales Verwaltungssystem anbieten und stärkt dadurch das Mandatsverhältnis.
  • Der Vorteil der WEB-Akte: Der Dokumentenaustausch zwischen Kanzlei und Mandant erfordert höchste Vertraulichkeit und absolute Diskretion, die meisten Cloud-Lösungen und auch der E-Mail-Versand werden diesen hohen Sicherheitsanforderungen nicht gerecht.
  • Stellen Sie daher den Schriftwechsel mit dem Mandanten direkt auf die digitale SPECTRUM-WEB-Akte um.
  • Sie müssen z.B. für eine Due-Diligence-Prüfung durchführen oder projektbezogen größere Datenmengen analysieren und prüfen - dann ist der WEB-Tresor die richtige Datendrehscheibe.

 

 

  • Auch die Korrespondenzen, die die Kanzlei im Auftrag des Mandanten führt (z.B. mit Gerichten, Finanzämtern, Krankenkassen usw.), kann die Kanzlei dann dem Mandanten elektronisch in der WEB-Akte zur Verfügung stellen - der Mandant braucht sich dann keine Gedanken mehr zu machen, wo er selbst diese Schriftstücke sicher aufbewahrt und verwaltet. Mandanten haben so eine vollständige Übersicht über die von der Kanzlei erstellten bzw. mit der Kanzlei ausgetauschten Dokumente. Außerdem spart man Kosten für die Brieferstellung und das Porto.
  • Bieten Sie dem Mandanten den WEB-Tresor auch als Notfall-Aktenmappe oder Dokumenten-Schließfach: Alle wichtigen Unterlagen wie Mietverträge, Versicherungs-Policen, Inventar-Verzeichnisse, Leasing-Verträge, Notfall-Handbuch der Alarmanlage, Daten des Wachdienstes usw., d.h. alle die Unterlagen die man ggfs. bei Brand, Einbruch, Hochwasser, Vandalismus oder ähnlichen Katastrophen braucht, kann man als Kopie in den WEB-Tresor legen und der Mandant und/oder sein Steuerberater hat dann im Bedarfsfall jederzeit Zugriff auf diese Papiere.
  • Bieten Sie Ihrem Mandanten einfach ein preiswertes Privat-Archiv an, ein privates elektronisches Schließfach: Hier können Kopien der Lebensversicherungen, der Kranken-, der Gebäude- und Hausratversicherung, des Führerscheins usw. genauso in einem verschlüsselten Privatbereich abgelegt werden, wie die Einkaufsbelege der teuren Armbanduhr oder die Zertifikate der Schmuckstücke der Ehefrau – sollten die z.B. bei einer Auslandsreise entwendet werden, kann der Steuerberater als Vertrauensperson jederzeit eine Kopie an das zuständige Police-Office schicken. Dies kann ein preiswerter Individual-Service der Kanzleien für die Mandanten sein – bevor Banken und Sparkassen im Rahmen ihrer eBanking-Angebote mit solchen Schließfach-Funktionen Mandanten an sich binden.
  • Sicherer Dateitransfer über Landesgrenzen: Sie reisen geschäftlich z.B. in die USA, China oder nach Russland und möchten vertrauliche Dokumenten nicht an den Grenzstellen überprüft haben? Dann laden Sie einfach vor Reiseantritt die notwendigen Daten in Ihren SPECTRUM-WEB-Tresor. Hier legen Sie sich auch Ihre Reiseunterlagen als Kopie ab – man weiß ja nie ….
  • Sie sind unterwegs auf Reisen und brauchen Akten aus dem Büro: Jeder im Büro kann Ihnen über den WEB-Tresor schnell Akten vertraulich weltweit nachschicken.

Je nach Sicherheitsbedürfnis kann der Zugriff mit Login und Passwort, mit einem Einmal-Passwort-Token (siehe Foto) oder einer Handy-Freischalt-App gestaltet werden.

Hochsensible Daten können zusätzlich noch mit einem abgestuften Verschlüsselungs-System weiter geschützt werden.

Funktionen:

Der WEB-Tresor und die WEB-Akte bzw. das WEB-Schließfach von SPECTRUM sind im Normalfall Digitalisierungs-Produkte für Kanzleien, die ihren Mandanten die entspr. WEB-Tresore einrichten, verwalten und zur Verfügung stellen – es kann aber auch jedes Unternehmen den WEB-Tresor bei SPECTRUM bestellen und für individuelle Bedürfnisse einsetzen.

Im Normalfall erstellt also die Kanzlei als Administrator die WEB-Tresore für die Mandanten und legt dann die Benutzer an, die Zugriff auf die WEB-Tresore haben. Der Speicherplatz ist dabei pro Tresor begrenzbar.

Hat man eine Datei zum SPECTRUM-WEB-Tresor hochgeladen, kann man sie von jedem ans Internet angeschlossenen Windows- bzw. Apple-Computer oder seinem SmartPhone aus abrufen. Natürlich können Sie auch per Smartphone gescannte Belege, direkt via E-Mail-Funktion in den WEB-Tresor hochladen.

Der WEB-Tresor wird laufend von SPECTRUM virenüberwacht.

Man hat weltweit Zugang zu seinen Daten und der WEB-Tresor ist 24 h / 365 Tage pro Jahr erreichbar und SPECTRUM sorgt für eine tägliche, professionelle Datensicherung.

Beispiel: Man legt z.B. für den Mandanten „Musterfirma“ einen WEB-Tresor für die „Geschäftsleitung“ an, auf den nur der Geschäftsführer und dessen Ehefrau einen Lese- und Schreibzugang erhalten. Kanzleiseitig erhält nur der Steuerberater und die Büroleiterin Zugangsrechte, hierunter werden dann z.B. die persönlichen Akten und Daten der Geschäftsleitung des Mandanten verwaltet.

Dann richtet man z.B. für den gleichen Mandanten „Musterfirma“ einen zweiten WEB-Tresor „Buchhaltung“ ein, auf den neben dem Geschäftsführer und ggfs. dessen Ehefrau auch zwei weitere Mitarbeiter des Mandanten Zugriff haben, die sich um die Fakturierung, den Zahlungsverkehr und die Buchhaltung beim Mandanten kümmern. In der Kanzlei erhalten hier dann z.B. alle Kanzlei-Mitarbeiter einen Zugang.

Solche Berechtigungsstrukturen lassen sich pro Mandant beliebig einrichten. Man kann sogar pro Mitarbeiter des Mandanten einen eigenen WEB - Tresor anlegen, in den man monatl. einfach seine Gehaltsabrechnungen elektronisch ablegt und verwaltet.

Kosten:

Der SPECTRUM-WEB-Tresor kostet Kanzleien für beliebig viele Mandanten und
beliebig viele WEB-Tresore (bzw. WEB-Akten oder WEB-Schließfächer)
incl. einem Grundspeichervolumen von 5 GB

monatl. 9,50 € +USt
jedes weitere 1 GB kostet 1,00 € p.M. +USt

Preisvergleich DATEV-Cloud-BOX

Prospekt: SPECTRUM-WEBtresor – WEBakte – WEBschließfach

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Bedienungsanleitung: SPECTRUM-WEB-Tresor (Anleitung für Berater)

PDF-Download


Bedienungsanleitung: SPECTRUM-WEB-Tresor (Anleitung für Mandanten)

PDF-Download