Anwendungen und Dienste von Microsoft 365
Diese sind zum großen Teil integraler Bestandteil der Microsoft 365 Pakete - müssen aber auch manchmal noch dazugebucht werden
SPECTRUM hat nachfolgend beschrieben, wie man diese Anwendungen bei SPECTRUM-ASP-Kunden installiert und ob ggfs. SPECTRUM derzeit von einer Nutzung abrät.
Das Programm Microsoft Word ist das mit Abstand meistverwendete Textverarbeitungsprogramm der Welt und Bestandteil von Microsoft 365.
Derzeit ist die Version Word v2019 aktuell. Mit Microsoft 365 erwirbt der Kunde einerseits "On Premise"-Lizenzen, um Word herkömmlich z.B. auf PCs zu installieren, und gleichzeitig "Cloud"-Lizenzen, um Word z.B. in in der Microsoft-Cloud (auf Microsoft-Servern in Deutschland) über Browser, SmartPhones oder Tablets mit Apps (d.h. ohne Programm-Installation) nutzen zu können. Bei den Cloud-Varianten müssen ggfs. spezielle Datenschutzvorschriften beachtet werden, weil hier Daten in der Microsoft-Cloud gespeichert und verarbeitet werden. Bei SPECTRUM-ASP installiert SPECTRUM Word mit der von Microsoft erteilten QMTH-Autorisierung (Qualified Multitenant Hoster) auf den ASP-Servern im Hochsicherheits-RZ von SPECTRUM in Düsseldorf und die Anwender können so im sicheren ASP-Modus das Programm Cloud-mäßig über VPN-Verbindungen nutzen, wobei die Word-Datenhaltung standardmäßig auf den SPECTRUM-ASP-Servern stattfindet, in den entspr. ERP-, DATEV-, DMS-, Dokumentenablage-Programmanwendungen usw..Aus Datenschutz-/Sicherheitsgründen sind aber einige neue Funktionen standardmäßig gesperrt, wie z.B. Echtzeit-Online-Übersetzung, Spracherkennung, Text vorlesen lassen und korrigieren usw., weil diese Dienste über ausländische Microsoft-Server laufen.
Diese Anwendung läuft auf ASP-Servern im SPECTRUM-Hochsicherheits-RZ.
Das Programm Microsoft Excel ist das mit Abstand meistverwendete Tabellenkalkulationsprogramm der Welt und Bestandteil von Microsoft 365.
Derzeit ist die Version Excel v2019 aktuell. Mit Microsoft 365 erwirbt der Kunde einerseits "On Premise"-Lizenzen, um Excel herkömmlich z.B. auf PCs zu installieren, und gleichzeitig "Cloud"-Lizenzen, um Excel z.B. in in der Microsoft-Cloud (auf Microsoft-Servern in Deutschland) über Browser, SmartPhones oder Tablets mit Apps (d.h. ohne Programm-Installation) nutzen zu können. Bei den Cloud-Varianten müssen ggfs. spezielle Datenschutzvorschriften beachtet werden, weil hier Daten in der Microsoft-Cloud gespeichert und verarbeitet werden. Bei SPECTRUM-ASP installiert SPECTRUM Excel mit der von Microsoft erteilten QMTH-Autorisierung (Qualified Multitenant Hoster) auf den ASP-Servern im Hochsicherheits-RZ von SPECTRUM in Düsseldorf und die Anwender können so im sicheren ASP-Modus das Programm Cloud-mäßig über VPN-Verbindungen nutzen, wobei die Excel-Datenhaltung standardmäßig auf den SPECTRUM-ASP-Servern stattfindet, in den entspr. ERP-, DATEV-, DMS-, Dokumentenablage-Programmanwendungen usw..Aus Datenschutz-/Sicherheitsgründen sind aber einige neue Funktionen standardmäßig gesperrt, wie z.B. Excel-Arbeitsmappen für Teams freigeben, Analoge Tabellen per Foto mit Bilderkennungs-Apps in Excel konvertieren usw., weil diese Dienste über ausländische Microsoft-Server laufen.
Diese Anwendung läuft auf ASP-Servern im SPECTRUM-Hochsicherheits-RZ.
Das Programm Microsoft PowerPoint ist das mit Abstand meistverwendete Präsentationsgramm der Welt und Bestandteil von Microsoft 365.
Derzeit ist die Version PowerPointl v2019 aktuell. Mit Microsoft 365 erwirbt der Kunde einerseits "On Premise"-Lizenzen, um PowerPoint herkömmlich z.B. auf PCs zu installieren, und gleichzeitig "Cloud"-Lizenzen, um PowerPoint z.B. in in der Microsoft-Cloud (auf Microsoft-Servern in Deutschland) über Browser, SmartPhones oder Tablets mit Apps (d.h. ohne Programm-Installation) nutzen zu können. Bei den Cloud-Varianten müssen ggfs. spezielle Datenschutzvorschriften beachtet werden, weil hier Daten in der Microsoft-Cloud gespeichert und verarbeitet werden. Bei SPECTRUM-ASP installiert SPECTRUM PowerPoint mit der von Microsoft erteilten QMTH-Autorisierung (Qualified Multitenant Hoster) auf den ASP-Servern im Hochsicherheits-RZ von SPECTRUM in Düsseldorf und die Anwender können so im sicheren ASP-Modus das Programm Cloud-mäßig über VPN-Verbindungen nutzen, wobei die PowerPoint-Datenhaltung standardmäßig auf den SPECTRUM-ASP-Servern stattfindet, in den entspr. ERP-, DATEV-, DMS-, Dokumentenablage-Programmanwendungen usw..Aus Datenschutz-/Sicherheitsgründen sind aber einige neue Funktionen von PowerPoint standardmäßig gesperrt, wie z.B. 3D-Objekte und Animationen einbinden, Spracherkennung, Freihandschrift, Touchsteuerung, Presenter Coach usw., weil diese Dienste über ausländische Microsoft-Server laufen.
Diese Anwendung läuft auf ASP-Servern im SPECTRUM-Hochsicherheits-RZ.
Das Programm Microsoft Outlook ist das mit Abstand meistverwendete Programm um Empfangen und Versenden von E-Mails sowie zum Verwalten von Terminen, Kontakten, Aufgaben und Notizen. Outlook ist Bestandteil von Microsoft 365.
Derzeit ist die Version Outlook v2019 aktuell. Outlook ist primär der Client zum Microsoft Exchange Server, wobei der Exchange-Server das zentrale Verwaltungssystem (Datenbank) für die in Outlook erfassten bzw. erhaltenen Daten ist (siehe auch Hosted-Exchange in Microsoft 365). Mit Microsoft 365 erwirbt der Kunde einerseits "On Premise"-Lizenzen, um Outlook herkömmlich z.B. auf PCs zu installieren, und gleichzeitig "Cloud"-Lizenzen, um Outlook z.B. in in der Microsoft-Cloud (auf Microsoft-Servern in Deutschland) über Browser, SmartPhones oder Tablets mit Apps (d.h. ohne Programm-Installation) nutzen zu können. Bei den Cloud-Varianten müssen ggfs. spezielle Datenschutzvorschriften beachtet werden, weil hier Daten in der Microsoft-Cloud gespeichert und verarbeitet werden. Bei SPECTRUM-ASP installiert SPECTRUM Outlook mit der von Microsoft erteilten QMTH-Autorisierung (Qualified Multitenant Hoster) auf den ASP-Servern im Hochsicherheits-RZ von SPECTRUM in Düsseldorf und die Anwender können so im sicheren ASP-Modus das Programm Cloud-mäßig über VPN-Verbindungen nutzen, wobei die Outlook-Datenhaltung standardmäßig auf den SPECTRUM-ASP-Servern stattfindet..Aus Datenschutz-/Sicherheitsgründen sind aber einige neue Funktionen standardmäßig gesperrt, wie z.B. die barrierefreie Outlook-Bedienung mit intuitiven Sprachbefehlen usw., weil diese Dienste über ausländische Microsoft-Server laufen.
Diese Anwendung läuft auf ASP-Servern im SPECTRUM-Hochsicherheits-RZ.
Das Programm Microsoft Access dient zur Erstellung und Verwaltung von Datenbank-Anwendungen. Access ist in einer reinen PC-Variante Bestandteil von Microsoft 365.
Derzeit ist die Version Access v2019 aktuell. Mit Microsoft 365 erwirbt der Kunde eine reine "On Premise"-Lizenz, um Access herkömmlich z.B. auf PCs zu installieren. Eine "Cloud"-Lizenz für die Nutzung über Browser, SmartPhones oder Tablets mit Apps gibt es nicht. Standardmäßig installiert SPECTRUM bei SPECTRUM-ASP-Installationen Access nicht, sondern nur bei Bedarf auf entsprechende Anforderung des Kunden. Die Datenhaltung erfolgt dann ausschließlich auf den Servern im Hochsicherheits-RZ von SPECTRUM.
Diese Anwendung läuft - sofern das Produkt installiert wird - auf ASP-Servern im SPECTRUM-Hochsicherheits-RZ.
Das Programm Microsoft Publisher ist eine Desktop-Publishing-Software, die das Erstellen von Druckpublikationen, E-Mail-Headlines und Produktpräsentationen ermöglicht, wobei im Unterschied zu Microsoft Word der Fokus mehr auf der Bearbeitung von Layouts liegt. Publisher ist in einer reinen PC-Variante Bestandteil von Microsoft 365.
Derzeit ist die Version Publisher v2019 aktuell. Mit Microsoft 365 erwirbt der Kunde eine reine "On Premise"-Lizenz, um Publisher herkömmlich z.B. auf PCs zu installieren. Eine "Cloud"-Lizenz für die Nutzung über Browser, SmartPhones oder Tablets mit Apps gibt es nicht. Standardmäßig installiert SPECTRUM bei SPECTRUM-ASP-Installationen Publisher nicht, sondern nur bei Bedarf auf entsprechende Anforderung des Kunden.
Diese Anwendung läuft - sofern das Produkt installiert wird - auf ASP-Servern im SPECTRUM-Hochsicherheits-RZ.
Microsoft Exchange Online
Text folgt noch
Microsoft garantiert: Dass dieser Dienst ausschließlich auf Microsoft-Servern in Deutschland läuft.
Besprechungen, Chats, Anrufe und Zusammenarbeit in einem zentralen Programm: Microsoft Teams ist die zukunftsweisende Kollaborations-Plattform - eine Groupware, die Chat, Besprechungen, Notizen und Videokonferenzen kombiniert.
In MS-Teams können Teams angelegt werden, zu denen Personen innerhalb oder außerhalb des eigenen Unternehmens eingeladen werden können. In einem Team stehen ein oder mehrere (Gesprächsthemen-) Kanäle zur Verfügung. Jeder Kanal besteht aus Registerkarten, standardmäßig gibt es z.B. Registerkarten für Beiträge und Dateien. Der Speicherort für Dateien im Reiter Dateien ist dabei SharePoint-Online in der Microsoft-Cloud. MS-Teams beinhaltet auch direkt Messaging- bzw. Chat-Funktionen, dies Team-Mitgliedern ermöglicht, ohne die Verwendung von E-Mail- oder SMS zu kommunizieren. MS-Teams unterstützt auch mit Zusatzmodulen Konferenzen über das öffentliche Fernsprechwählnetz. MS-Teams ist ein Online-Dienst von Microsoft der in der Microsoft-Cloud läuft - hierbei garantiert Microsoft, dass bei deutschen Kunden ausschließlich Microsoft-Rechenzentren in Deutschland eingesetzt werden.
Microsoft garantiert: Dass dieser Dienst ausschließlich auf Microsoft-Servern in Deutschland läuft.
In Teams können weitere Apps (auch von Fremdanbietern) genutzt werden. Da nicht definiert ist, auf welchen Servern und wo diese Apps laufen, ist in SPECTRUM-Installationen das Aufrufen von weiteren Apps deaktiviert und kann nur auf Kundenwunsch freigeschaltet werden.
Microsoft OneNote ist eine Software zur Organisation von Notizen - alleine oder im Team.
Der OneNote- ist ein digitales Notizbuch, welches in Abschnitte mit Unterabschnitten gegliedert ist, die jeweils mehrere Seiten enthalten können. Text kann nicht nur eingetippt, sondern mit einem Tablet-PC z.B. auch handschriftlich eingegeben werden. OneNote ist das ideale Tool, um Ideen zu sammeln und im Team auszuarbeiten. In OneNote können können auch Bilder, Videodateien und Sprachnachrichten abgelegt werden. Durch die integrierte Text- und Spracherkennung können sogar Texte in eingefügten Bildern (z. B. von Screenshots) und Sprachdateien (Diktate) nach Stichwörtern durchsucht werden. OneNote integriert sich in verschiedene Office-Programme von Microsoft, wodurch Notizen, z.B. in Word oder Outlook leicht übernommen werden können. OneNote nutzt den 1 TerraByte Speicher von OneDrive mit, der jedem Microsoft 365 Anwender zur Verfügung gestellt wird. OneNote ist eine Cloud-App von Microsoft, die garantiert von Microsoft ausschließlich auf deutschen Microsoft-Servern läuft.
Microsoft garantiert: Dass dieser Dienst ausschließlich auf Microsoft-Servern in Deutschland läuft.
Microsoft OneDrive ist ein Filehosting-Dienst, ein Cloud-Speicher-System von Microsoft.
Der Dienst ermöglicht es, Dateien hochzuladen (d.h. „in der Cloud speichern“) und dort – auch von anderen Zugängen aus – zu bearbeiten bzw. darauf zuzugreifen. Der Zugriff erfolgt über Browser, Client-Anwendungen oder Apps. Im Rahmen von Microsoft 365 steht derzeit jedem Benutzer 1 TerraByte Speicher zur Verfügung. Hierzu wird ein OneDrive-Ordner auf dem eigenen PC oder Server angelegt und alle Dateien, die in diesen OneNote-Ordner geschoben werden, werden automatisch zwischen PC oder Server und dem Cloud-OneDrive-Speicher abgeglichen. OneDrive funktioniert auch mit macOS und es existieren Apps Android-Smartphones und iPhone/iPad. OneNote ist ein Online-Dienst von Microsoft der in der Microsoft-Cloud läuft - hierbei garantiert Microsoft, dass bei deutschen Kunden ausschließlich Microsoft-Rechenzentren in Deutschland eingesetzt werden.
Microsoft garantiert: Dass dieser Dienst ausschließlich auf Microsoft-Servern in Deutschland läuft.
SPECTRUM empfiehlt Kunden die besonders sensible, schützenswerte Daten austauschen wollen nicht den Einsatz von MS-OneDrive, DropBox, GoogleDrive usw. sondern den sicheren SPECTRUM-WEB-Tresor.
Microsoft SharePoint-Online ist ein Web-basiertes System zur Zusammenarbeit als Intranet - das Workflow-Anwendungen, Listen-Datenbanken und andere Web-Parts und Sicherheitsfunktionen nutzt, um die Zusammenarbeit von Geschäftsteams untereinander zu ermöglichen.
SharePoint stellt einen webbasierten Platz bereit, zu dem Benutzer z.B. Dokumente zum sofortigen Teilen mit anderen Personen, die Zugriff darauf benötigen, bereitstellen können. Workflow-Funktionen dienen der Kontrolle, wie Dokumente geteilt werden und wie Mitarbeiter an Informationen in ihrem Unternehmen arbeiten. SharePoint ist auch ein voll umfängliches Content-Management-System, d.h. SharePoint bietet Dokumentenmanagement-Funktionen, Inhaltsverwaltung, Metadaten und benutzerangepasste Suchfunktionen. So kann man SharePoint z.B. zur Zusammenarbeit in Teams nutzen, um beispielsweise Projekte oder die Koordination von Aufgaben zu verwalten. SharePoint nutzt den 1 TerraByte großen Cloud-Speicher von OneDrive.SharePoint ist ein Online-Dienst von Microsoft der in der Microsoft-Cloud läuft - hierbei garantiert Microsoft, dass bei deutschen Kunden ausschließlich Microsoft-Rechenzentren in Deutschland eingesetzt werden.
Microsoft garantiert: Dass dieser Dienst ausschließlich auf Microsoft-Servern in Deutschland läuft.
Weitere Mirosoft 365 Anwendungen und Dienste:
Microsoft Planner ist ein webbasiertes Werkzeug für das Online-Aufgaben-Management im Team.
Mit dem Microsoft Planner kann man effizient Zeiten und Aufgaben im Team zuteilen und organisieren. Zudem lassen sich z.B. Deadlines festsetzen, Dateien teilen und natürlich können die Team-Mitglieder darüber kommunizieren. MS Planner hat Schnittstellen zu Outlook, SharePoint und Microsoft Teams.
Planner läuft in der Microsoft-Cloud.
Microsoft Bookings ist Bestandteil des Microsoft 365 Paketes und dient zum Cloud-basierten Planen und Verwalten von Terminen im Team.
Bookings umfasst einen Web-basierten Buchungskalender und wird mit Outlook synchronisiert, um den Kalender von Mitarbeiter zu optimieren, um Kunden und Mandanten mit einzubinden, eine Zeit zu reservieren, die für am besten funktioniert. Automatisierte Terminabsprache-Ping-Pong-Mails entfallen somit und Organisationen sparen Zeit bei sich wiederholenden Zeitplanungsaufgaben. Bookings hilft auch bei der einfachen Durchführung z.B. virtueller Termine MS-Teams und bei der täglichen Planung über die Bookings-App in MS-Teams.
Bookings läuft in der Microsoft-Cloud.
Microsoft Stream ist ein sog. Enterprise-Videodienst, der im Microsoft 365 Paket enthalten ist und zur Cloud-mäßigen Verwaltung z.B. von Schulungsvideos im Team genutzt werden kann.
Hiermit können Personen in Ihrer Organisation Videos erstellen, sicher hochladen, anzeigen und teilen können. Sie können so Aufzeichnungen von Kursen, Besprechungen, Präsentationen, Schulungssitzungen oder andere Videos freigeben, die die Zusammenarbeit in Ihrem Team fördern. Microsoft Stream funktioniert gut mit anderen Microsoft 365-Apps wie MS-Teams, MS-SharePoint, OneNote und Yammer. Als Speicherort der Videos kommt zukünftig Microsoft SharePoint oder Microsoft OneDrive.
Stream läuft in der Microsoft-Cloud.
Mit der der App "Microsoft Listen" erhalten die Anwender ein Tool, das übersichtliche Möglichkeiten zum Verwalten von Datensammlungen und Aufgaben bietet.
Ähnlich wie in SharePoint kann man hier Daten in Listenform zusammentragen. Die Gestaltungsmöglichkeiten beginnen bei fertigen, vorgefertigten konfektionierten Vorlagen, Es können die Daten aber auch mit einer individueller Listengestaltung aufbereitet werden.
Microsoft Listen läuft in der Microsoft-Cloud
Microsoft Skype for Business ist eine Unified Communications-Lösung, die verschiedene Kommunikationsmedien (Real-time Collaboration, IP-Telefonie, Videokonferenz) in einer einheitlichen Anwendungsumgebung zusammenfasst.
Microsoft hat bekannt gegeben, dass Skype durch die Kommunikationsplattform MS-Teams ersetzt wird und Mitte 2021 abgeschaltet wird.
SPECTRUM rät von einer Nutzung ab.
Microsoft Sway ist eine Präsentations-Webanwendung und ermöglicht Anwendern, Text und Medien zu einer Präsentation zu verarbeiten.
Da die Daten nicht verschlüsselt und auf Servern außerhalb der EU gespeichert werden, ist die Nutzung dieses Cloud-Dienstes datenschutzrechtlich bedenklich.
SPECTRUM rät von einer Nutzung derzeit ab.
Microsoft Yammer ist ein Tool für soziales Netzwerken zum unternehmensweiten Vernetzen und zur Interagration.
Durch den beruflichen Fokus stehen das Teilen und die Bearbeitung von Dokumenten, der Austausch von Wissen sowie die unternehmensinterne und unternehmensübergreifende Zusammenarbeit und Kommunikation im Vordergrund.Microsoft entwickelte Integrationen für Yammer zu Office, OneNote und Sharepoint. Man könnte Yammer als Unternehmens-internes Facebook nutzen.
Da die Daten nicht verschlüsselt und auf Servern außerhalb der EU gespeichert werden, ist die Nutzung dieses Cloud-Dienstes datenschutzrechtlich bedenklich.
SPECTRUM rät von einer Nutzung derzeit ab.
Microsoft Forms - Web-basiertes Umfragesystem
Gestalten Sie Abstimmungen, Prüfungsfragen oder Umfragen und stellen Sie auf Wunsch die Umfrageergebnisse mithilfe der integrierten Analysefunktion ausgewertet zur Verfügung. Schnittstellen z.B. zu Excel sind vorhanden.
Da die Daten nicht verschlüsselt und auf Servern außerhalb der EU gespeichert werden, ist die Nutzung dieses Cloud-Dienstes datenschutzrechtlich bedenklich.
SPECTRUM rät von einer Nutzung derzeit ab.
Microsoft Power Bi ist eine Business-Intelligence-Web-Anwendung im Microsoft 365 Paket.
Power Bi dient zur interaktiven Visualisierungen mit Business-Intelligence-Funktionen um Analysen auf einer übersichtlichen Oberfläche bereitzustellen.
Da die Daten nicht verschlüsselt und auf Servern außerhalb der EU gespeichert werden, ist die Nutzung dieses Cloud-Dienstes datenschutzrechtlich bedenklich.
SPECTRUM rät von einer Nutzung derzeit ab.
Microsoft Power Automate dient zur Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben.
Gemeinsam mit PowerApps und Power BI gehört Microsoft Power Automate zur Produktfamilie der Microsoft Power Platform.
Da die Daten nicht verschlüsselt und auf Servern außerhalb der EU gespeichert werden, ist die Nutzung dieses Cloud-Dienstes datenschutzrechtlich bedenklich.
SPECTRUM rät von einer Nutzung derzeit ab.
Microsoft Power Apps liefert eine Benutzeroberfläche, um mit verschiedenen Datenquellen interagieren zu können.
Power Apps unterstützt eine breite Anzahl an Konnektoren, um Daten aus den verschiedensten Quellen wie beispielsweise SharePoint usw. oder aus Drittsystemen nutzen zu können. Mit diesem Werkzeugkasten lassen sich mobile Applikationen entwickeln, um spezifische Aufgaben in einem Unternehmen zu lösen.SPECTRUM hält diese Anwendung eher für Programmierer geeignet.
Da die Daten nicht verschlüsselt und auf Servern außerhalb der EU gespeichert werden, ist die Nutzung dieses Cloud-Dienstes datenschutzrechtlich bedenklich.
SPECTRUM rät von einer Nutzung derzeit ab.
Microsoft Kaizala ist ein Instant Messenger von Microsoft, der in Microsoft 365 enthalten ist.
Der WhatsApp-ähnliche Dienst wird als mobile App für Android- und IOS-Geräte mit WLAN-Unterstützung angeboten, kann aber auch als Web-App auf einem Desktop-Rechner verwendet werden. Microsoft richtet sich mit diesem Produkt an Geschäftskunden, um hier eine Alternative zu WhatsApp, Signal & Co anzubieten.
Da die Daten nicht verschlüsselt und auf Servern außerhalb der EU gespeichert werden, ist die Nutzung dieses Cloud-Dienstes datenschutzrechtlich bedenklich.
SPECTRUM rät von einer Nutzung derzeit ab.
Mit Microsoft ToDo schafft man die kleinen und bunten Klebezettel ab und man hat eine digitale Web-basierte Mobile-Lösung für die Checklisten-Verwaltung.
Microoft 365 Anwender können die To-Do-App ohne weitere Lizenzkosten direkt nutzen. ToDo ist eng mit MS-Exchange verknüpft - d.h. mit Outlook.
Da die Daten nicht verschlüsselt und auf Servern außerhalb der EU gespeichert werden, ist die Nutzung dieses Cloud-Dienstes datenschutzrechtlich bedenklich.
SPECTRUM rät von einer Nutzung derzeit ab.