Anwendungs Beispiele Ihr Mandant stellt Ihnen z B über den WEB Tresor laufend die sensiblen Daten für die Lohn und Gehaltsabrechnung zur Verfügung Übertragung per eMail ist hierfür viel zu unsicher Die Kanzlei stellt monatlich dem Mandanten im Gegenzug die Lohnauswertungen digital im WEB Tresor zur Verfügung man spart nicht nur Papier Druck und Versandkosten der Mandant hat auch gleichzeitig ein kostengünstiges abgesichertes Langfrist Archiv für die Aufbewahrung der Lohn und Gehaltsunterlagen Der Mandant lädt Belege Abrechnungen Verträge einfach hoch die Kanzlei kann jederzeit darauf zugreifen für Steuererklärungen für die Buchhaltung oder sonst Auswertungen Jede Kanzlei sollte jedem ESt Mandanten einen solchen WEB Tresor zur Verfügung stellen in dem der Mandant laufend unterjährig sofort alle steuerrelevanten Belege ablegt Die Kanzlei kann über den WEB Tresor monatlich dem Mandanten Jan Feb Dez hier auch die betriebswirtschaftlichen Auswertungen die OPOS Listen die Summen Salden Listen oder auch die jährlichen oder unterjährlichen Bilanzen zur Verfügung stellen ohne dass der Mandant bei sich erst ein eigenes gesichertes Archiv für diese sensiblen Unterlagen aufbauen muss Die Kanzlei kann so dem Mandanten direkt als Service ein modernes digitales Verwaltungssystem anbieten und stärkt dadurch das Mandatsverhältnis Der Vorteil der WEB Akte Der Dokumentenaustausch zwischen Kanzlei und Mandant erfordert höchste Vertraulichkeit und absolute Diskretion die meisten Cloud Lösungen und auch der eMail Versand werden diesen hohen Sicherheitsanforderungen nicht gerecht Stellen Sie daher den Schriftwechsel mit dem Mandanten direkt auf die digitale SPECTRUM WEB Akte um Auch die Korrespondenzen die die Kanzlei im Auftrag des Mandanten führt z B mit Gerichten Finanzämtern Krankenkassen usw kann die Kanzlei dann dem Mandanten elektronisch in der WEB Akte zur Verfügung stellen der Mandant braucht sich dann keine Gedanken mehr zu machen wo er selbst diese Schriftstücke sicher aufbewahrt und verwaltet Mandanten haben so eine vollständige Übersicht über die von der Kanzlei erstellten bzw mit der Kanzlei ausgetauschten Dokumente Außerdem spart man Kosten für die Brieferstellung und das Porto Bieten Sie dem Mandanten den WEB Tresor auch als Notfall Aktenmappe Alle wichtigen Unterlagen wie Mietverträge Versicherungs Policen Inventar Verzeichnisse Leasing Verträge Notfall Handbuch der Alarmanlage Daten des Wachdienstes usw d h alle die Unterlagen die man ggfs bei Brand Einbruch Hochwasser Vandalismus oder ähnlichen Katastrophen braucht kann man als Kopie in den WEB Tresor legen und der Mandant und oder sein Steuerberater hat dann im Bedarfsfall jederzeit Zugriff auf diese Papiere Bieten Sie Ihrem Mandanten einfach ein preiswertes Privat Archiv an ein privates elektronisches Schließfach Hier können Kopien der Lebensversicherungen der Kranken der Gebäude und Hausratversicherung des Führerscheins usw genauso in einem verschlüsselten Privatbereich abgelegt werden wie die Einkaufsbelege der teuren Armbanduhr oder die Zertifikate der Schmuckstücke der Ehefrau sollten die z B bei einer Auslandsreise entwendet werden kann der Steuerberater als Vertrauensperson jederzeit eine Kopie an das zuständige Police Office schicken Dies kann ein preiswerter Individual Service der Kanzleien für die Mandanten sein bevor Banken und Sparkassen im Rahmen ihrer eBanking Angebote mit solchen Schließfach Funktionen Mandanten an sich binden Sicherer Dateitransfer über Grenzen Sie reisen geschäftlich z B in die USA China oder nach Russland und möchten vertrauliche Dokumenten nicht an den Grenzstellen überprüft haben Dann laden Sie einfach vor Reiseantritt die notwendigen Daten in Ihren SPECTRUM WEB Tresor Hier legen Sie sich auch Ihre Reiseunterlagen als Kopie ab man weiß ja nie Sie sind unterwegs und brauchen Akten aus dem Büro Jeder im Büro kann Ihnen über den WEB Tresor schnell Akten vertraulich nachschicken

Vorschau Prospekt WEB-Tresor Seite 3
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