SPECTRUM RMS Rechnungs Management System SPECTRUM RMS Rechnungs Management System ist ein Programm zur Unterstützung des Belegverarbeitungs Prozesses beim Mandanten d h bei mittelständischen Unternehmen Gleichzeitig fördert RMS den arbeitsteiligen Finanzbuchhaltungs Prozess zwischen Steuerberater und Mandant Die neuen GoBD der Finanzbehörden GoBD Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff schreiben vor dass Geschäftsvorfälle mit Belegcharakter wie Eingangs und Ausgangsrechnungen unveränderbar erfasst werden müssen Das wesentlich Neue in den GoBD ist dass von den Finanzämtern jetzt zeitliche Vorgaben gemacht werden und danach sind nur Grund buch aufzeichnungen innerhalb von 8 Tagen unbedenklich d h ein Betriebsprüfer könnte ggfs eine komplette Buchhaltung verwerfen wenn solche Grund buch aufzeichnungen nicht kontinuierlich fristgerecht erfolgen Hierbei hilft SPECTRUM RMS denn man scannt einfach alle Belege und das System sorgt dafür dass eine nachvollziehbare indizierte eindeutige Belegarchivierung erfolgt RMS macht aber noch viel mehr Alle Eingangsrechnungen von Lieferanten z B die man ja irgendwie einmal bezahlen muss und das geschieht heute oft noch durch das Abtippen von Rechnungsdaten in ein eBanking Programm steckt man bei RMS einfach in einen Scanner und eine intelligente selbstlernende OCR Software Texterkennungs Software füllt am Bildschirm zur Vorbereitung eines späteren Zahlungsvorgangs einen Überweisungsträger aus Beim ersten Mal ist die Erkennungsquote vielleicht noch nicht ganz optimal dann lernt das RMS Programm aber und kommt von einem Lieferanten die dritte vierte Eingangsrechnung erkennt das Programm schon fast alle wesentlichen Positionen Aus diesen Daten erstellt SPECTRUM RMS dann eine Zahlungs Vorschlagsliste und unter Ausnutzung von hinterlegten Skonto Vereinbarungen und dem immer aktuellen Cash Flow denn alle Bankdaten stehen durch ein integriertes eBanking immer aktuell zur Verfügung kann man dann sofort die Zahlungen auslösen RMS verknüpft nun die gescannte Rechnung direkt mit der Zahlung und überträgt diese just in time direkt an den Steuerberater der hieraus dann nach entsprechender fachlicher Prüfung eine Buchungserfassung in seinem Rechnungswesen Programm erstellt z B DATEV Auch bei Rückfragen hat der Steuerberater per Klick sofort jederzeit die Rechnung auf seinem Bildschirm

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