SPECTRUM News Seite 3 Dokumenten Management Systeme DMS sind heute echte nützliche Digitalisierungs Lösungen für Kanzleien und sollten als einer der ersten Schritte zur Digitalisierung eingeführt werden Laut DATEV Aussagen setzen aber derzeit nur ca 5 000 Kanzleien der ca 38 000 DATEV Kanzleien heute überhaupt ein DMS System ein was einer Durchdringungsrate von nur 13 entspricht Die von SPECTRUM betreuten Kanzleien sind hier besser denn wir haben eine Quote von über 50 Hier schlummert aber noch bei vielen Steuerberatern ein riesiges Rationalisierungs und Digitalisierungs Potential Wie sieht es sonst mit der Digitalisierung in den Kanzleien aus Schon im vorigen Jahrhundert setzten einige unserer Kunden ein Fremdprodukt namens Bankboy ein mit dem man OPOS Buchungen elektronisch Bank Kontoauszügen zuordnen bzw mit denen man autom Vorkontierlisten erstellen konnte Auch schon seit Ende der 90er hat die DATEV dann als Ergänzung zum Rechnungswesen Produkt mit dem Kontoauszugsmanager eine ähnliche Lösung geschaffen Bei Addison Agenda Simba usw gibt es auch schon seit langem ähnliche Hilfsprogramme nur wenn wir heute unsere Kanzlei Kunden und auch die selbstbuchenden Unternehmen befragen wie intensiv man diese Kontoauszugsmanager tatsächlich nutzt ist die Antwort leider erschreckend Die Durchdringungsquoten sind hier noch sehr gering und bevor man hektisch beim Thema Digitalisierung wird sollte man hier als erstes ansetzen Betrachtet man das gesamte Marktverhalten kann man sogar sagen dass eine Steuerkanzlei mit langjährigem Vertrauen der Mandanten auch sicherlich nicht gleich vom Markt verschwindet nur weil sie noch nicht ihre Mandanten auf Scan Techniken umgestellt hat es ist sogar wahrscheinlicher dass diese Scan Techniken schnell wieder vom Markt verschwinden werden So richtig revolutionäre Softwareentwicklungen sind auch noch nicht am Markt erkennbar auch wenn manche heute schon von zukünftigen Buchhaltungs Automaten und Buchhaltungs Roboter reden Man sollte eigentlich erst dann über fliegende Untertassen reden wenn jemand auch mal eine gesichtet hat Hier ein paar Rechenbeispiele Es gibt DATEV Angaben nachdem die Finanzbuchhaltung von ca 1 5 Mill Mandanten Unternehmen über das DATEV RZ abgewickelt wird Von weiteren ca 1 0 Mill Mandanten Unternehmen läuft deren Jahresabschluss über das DATEV RZ Presse Mitteilungen der DATEV besagen dass die Nürnberger Genossenschaft gemeinsam mit ihren ca 41 000 genossenschaftlichen Mitgliedern die betriebswirtschaftlichen Prozesse von gesamt ca 2 5 Millionen Unternehmen Kommunen Vereinen und Institutionen abwickelt Man kann also unterstellen dass ca 2 5 Mill Unternehmen irgendwie über DATEV laufen welches 71 der gesamten deutschen Wirtschaft wäre denn man spricht hier davon dass es ca 3 5 Mill Unternehmen überhaupt in Deutschland gibt Die 41 000 Genossen betreiben nach DATEV Angaben ca 38 000 Kanzleien oder Steuerbüros die demnach im Durchschnitt nur je ca 65 Unternehmen betreuen Diese Zahl können wir noch nicht ganz nachvollziehen denn die SPECTRUM Kunden die vielleicht nicht ganz repräsentativ sind haben statistisch z B über ca 200 aktive Rewe Mandanten pro Kanzlei Bei Betrachtung dieses Zahlenwerkes braucht man derzeit sicherlich wirklich noch keine Angst haben dass hier irgendein Digitalisierungs Zug schon abgefahren oder an einem vorbeigefahren ist Bei der Analyse des Nutzungsgrades der umfänglichen Digitalisierungs Funktionen von DATEV Unternehmen Online sagen uns die Kanzleien dass über 90 der Anwender nur den reinen Belegtransfer nutzen ohne weitere Rationalisierungs Funktionen wie Zahlungsverkehr usw d h es werden die Belege beim Mandanten gescannt und mit DATEV Unternehmen Online wird nur eine Art elektr Pendelordner Belegtransfer durchgeführt Gleiches berichten uns übrigens auch die Kanzleien die andere Lösungen wie z B Addison One Click usw nutzen Nun gibt es schon seit fast 14 Jahren das DATEV Digitalisierungs Produkt DATEV Unternehmen Online zunächst nannte man es noch Buchen mit Zukunft BMZ Laut aktuellen DATEV Angaben setzen derzeit aber nur ca 15 000 DATEV Kanzleien diese Digitalisierungs Möglichkeit überhaupt ein 39 Es soll ca 100 000 Unternehmen geben die dieses Produkt nutzen was aber bezogen auf die obigen 2 5 Mill von DATEV betreuten Unternehmen nur eine Marktdurchdringung von gerade einmal 4 entspricht Arithmetisch hätte jede Kanzlei die DATEV Unternehmen Online einsetzt ca 6 6 Unternehmen mit dieser Lösung bestückt da es aber Kanzleien mit 50 und bis zu 200 Unternehmen Online Anwendern gibt müssen hier wohl viele Kanzleien gerade einmal einen einzigen Mandanten damit bedienen Interessant nach DATEV Angaben sollen diese Unternehmen im Schnitt je ca 6 500 Belege gescannt und ins DATEV RZ hochgeladen haben Der DATEV Wettbewerber Addison brachte im Sommer 2015 seine Lösung Addison OneClick auf den Markt und dort sollen heute ca 6 000 Unternehmen diesen Service nutzen Lieferanten drucken weiterhin die Rechnungen auf Papier aus diese werden per Post transferiert und dann aufwendig erst wieder gescannt ein Wahnsinn Dies hat nichts mit Digitalisierung zu tun Eine Umstellung der Lieferanten dass diese die Rechnungen als PDF im E Mail Anhang verschicken sollen hat so gut wie noch nicht stattgefunden Jeder Lieferant verschickt heute Angebote per E Mail also kann er auch Rechnungen per E Mail verschicken es hat ihm anscheinend nur noch keiner gesagt dass dies auch gewünscht ist Im Jahre 2017 beschäftigt man sich stattdessen noch mit der Anschaffung von teuren Scanning Stationen in den Kanzleien und mit Verfahren zum ersetzenden Scannen RESISCAN Moderne Digitalisierungs Techniken im Prozess Mandant Kanzlei sehen sicherlich anders aus

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