SPECTRUM COMPUTER SYSTEMHAUS GMBH Seite 7 Hinweis Unterschied Datensicherung und Archivierung Eine Datensicherung bietet einen höchstmöglichen Schutz gegen Datenverlust in Dateiform Sie dient dazu den Kunden vor Datenverlusten aufgrund von Zerstörung Diebstahl und menschlichen Fehlern zu schützen Der Zeithorizont der Sicherung ist kurzfristig Das Datenfor mat ist Datei orientiert Im Gegensatz zur Datensicherung werden bei der RZ Archivierung steuerrelevante Mandanten daten für einen festgelegten Zeitraum elektronisch archiviert um gesetzlichen Anforderungen HGB AO GoBD zu entsprechen Dabei muss der Steuerpflichtige bzw die Kanzlei nicht nur für eine ordnungsgemäße Archivierung sorgen sondern gemäß den Grundsätzen zum Daten zugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen Export steuerliche Außenprüfung auch dafür sorgen dass die Daten während der gesetzlichen Aufbewahrungszeiträume noch lesbar und maschinell auswertbar sind 146 Abs 5 S 2 147 Abs 2 Nr 2 AO Das Datenformat ist ord nungsbegriffsorientiert Anhang Ergänzung Unterschied Datensicherung Datenarchivierung Häufig werden wir von DATEV Anwendern gefragt ob man denn bei der doppelten Datensicherung bei SPECTRUM Server Housing IaaS oder ASP Projekten mit der 10 jährigen Datensicherung durch SPECTRUM die bisherige DATEV Speicherung der monatl Fibu Daten im Rahmen der DATEV IT Service und Sicherheitspauschale 1 65 pro Monat pro Mandant noch benötigt denn bei nur 300 Rechnungswesen Mandaten ergeben sich hier schnell schon einmal monatlich 500 00 Kosten Der Vorteil der 10 jährigen Datensicherung im SPECTRUM System ist dass alle Daten aus allen Pro grammen und dies mit allen jeweils zur Sicherung genutzten Programmversionen gespeichert werden D h es werden auch alle E Mails alle Word und Excel Dateien alle Daten aus der Dokumentenablage oder dem Dokumenten Management System alle ESt GewSt KSt USt und Schenkungs Erbschafts Steuer Daten alle Daten aus den wirtschaftsberatenden Programmen die fertigen halbfertigen Bilanzbe richte alle Daten der Eigenorganisation mit den Zeiterfassungsdaten den Honorarrechnungen den Fris teneinträgen und den Mandantenstammdaten und natürlich alle Daten aus den Rechnungswesen Programmen usw usw gespeichert einfach alles was sich auf den Servern befindet Im Gegensatz dazu werden z B im DATEV System bei der kostenpflichtigen IT Service und Sicherheitspauschale nur die monatl übertragenen Fibu Daten gespeichert SPECTRUM weist hier darauf hin dass man auf Daten aus der Vergangenheit ggfs nur mit den damali gen Programmen der Vergangenheit zugreifen kann d h es könnte der Fall sein dass man auf Daten die z B einmal mit einem alten Btrieve Dateisystem abgelegt wurden auch nur mit Btrieve unterstützenden Anwenderprogrammen zugreifen und visualisieren kann Wenn man mit neueren SQL basierten Programmen auf diese Daten zugreifen will funktioniert das nur wenn die neuere Programm version Konvertierungstools beinhaltet SPECTRUM hält dieses Risiko aber für sehr gering denn man kann z B heute noch in den neuesten Versionen von Word und Excel aus den DOS Versionen von An fang der 90er Jahre oder von Works oder OpenDocs oder WordPerfect öffnen und verarbeiten Im DATEV System besteht diese Gefahr eigentlich auch nicht denn wenn der Anwender die Altdaten z B in Rechnungswesen usw nicht explizit löscht dann werden die bei jedem Programm Update Upgrade mit auf die neueste Version konvertiert Täglich erfolgt eine Daten Konsistenzprüfung und der Anwender kann sogar um die Übersichtlichkeit zu behalten in den Filtern diese Altdaten ausblenden Aus Fairness Gründen möchten wir Ihnen hier aber die Ausführungen der DATEV zu dem Thema Un terschied Datensicherung und Archivierung weitergeben Der Hinweis der DATEV zu den GdPDU GoBD Vorgaben ist richtig nur die GdPDU Daten kann man z B aus dem Programm DATEV Kanzlei Rechnungswesen auch noch nach 4 oder 8 Jahren erzeugen und man kann auch in DATEV Kanzlei Rechnungswesen z B Mandantendaten aus den SPECTRUM Datensicherungen von vor 6 oder 15 Monaten wieder ohne Probleme einspielen Jeder Anwender muss für sich entscheiden welchen Weg er hier gehen möchte

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