Musterschreiben an Mandanten zur Umstellung auf eRechnung
Viele Mandanten scheuen den Scan-Aufwand - obwohl der oft geringer ist, als das bisher praktizierte manuelle Papierbeleg-Ab- & -Umheften. Aber: Wenn man jetzt einfach einmal alle seine Lieferanten anschreibt und bittet, man möge doch zukünftig die Rechnungen nicht mehr per Post in Papierform, sondern elektronisch als PDF per Mail-Anhang an ein eigens eingerichtetes eRechnungs-Postfach schicken, dann wird man sich wundern: Denn schon nach wenigen Tagen erhält man 60%, 70% bis zu 90% der Eingangsrechnungen nur noch elektronisch und es erübrigen sich somit die Scan-Vorgänge!
Fast alle heutigen Fakturier- und Warenwirtschafts- bzw. ERP-Systeme können bereits ohne große Probleme Rechnungen als PDF-Anhang einer E-Mail versenden. Auch jeder Lieferant, der noch seine Rechnungen mit Word oder Excel schreibt, kann diese auch als eRechnung im PDF-Format simpel als E-Mail-Anhang verschicken.
Fordern Sie Ihre Lieferanten auf, Ihnen zukünftig alle Rechnungen nur noch elektronisch zuzuschicken. Hier ein Beispiel für ein solches simples Anschreiben an seine Lieferanten, um schnell auf die eRechnung umzustellen - die erfahrungsgemäß nach kurzer Zeit mit Erfolg gekrönt wird:
Betreff: Bitte Rechnungen zukünftig elektronisch als PDF zustellen
Unsere Kunden-Nr. bei Ihnen ist "XYZ"
Sehr geehrte …
wir sind dabei, unsere Rechnungsprozesse zu digitalisieren. Könnten Sie uns bitte zukünftig Ihre Rechnungen als PDF-Anhang per E-Mail an die E-Mail-Adresse [eingangsrechnung@firma.de] schicken.
Wenn Sie bereits den neuen deutschen eRechnungsstandard „ZUGFeRD-2“ (hybride PDF-Rechnung mit eingebettetem XML-Datensatz nach dem XRechnungsformat) unterstützen können, würden wir die Rechnungs-Zusendung in diesem Format begrüßen. Wenn Sie noch nicht so weit sind, reicht auch noch bis auf weiteres eine Rechnung im PDF-Format, die Sie uns bitte via E-Mail zuleiten. Bitte führen Sie in der eigentlichen E-Mail ansonsten keine rechnungsrelevanten Daten auf, denn wir möchten ggfs. die E-Mail selbst wie früher den Briefumschlag nicht aufheben. Näheres zum neuen deutschen ZUGFeRD-Rechnungsformat finden Sie übrigens unter www.ferd-net.de.
Mit freundlichen Grüßen
Ihr Kunde …..